Functieomschrijving

Jouw rol

Dit is geen klassieke administratieve functie. Als Order & Office Coördinator ben jij eindverantwoordelijk voor de correcte, tijdige en gestructureerde afhandeling van klantorders. Jij bewaakt het overzicht, detecteert afwijkingen en grijpt in waar nodig. Daarnaast combineer je dit met allround kantoorondersteuning.

Je werkt op het kruispunt van sales, logistiek en administratie, en zorgt ervoor dat processen niet alleen lopen, maar ook kloppen.

Wat ga je doen?

Orderverwerking (± 80%)

• Je neemt volledig eigenaarschap over het orderproces na de salesfase
• Je verwerkt bestellingen foutloos en efficiënt in het ERP-systeem
• Je bewaakt actief deadlines, leveringen en afspraken en grijpt meteen in bij afwijkingen
• Je zorgt voor een correcte en tijdige facturatie met oog voor detail
• Je houdt klant- en orderdata consistent, volledig en up-to-date
• Je volgt openstaande betalingen op en onderhoudt contact met externe partners (zoals incassobureaus)
• Je denkt actief mee over hoe processen slimmer, sneller en beter kunnen
• Je stelt heldere maandelijkse salesrapporten op voor het team

Office (± 20%)

• Jij houdt het kantoor draaiende: georganiseerd, netjes en altijd voorzien van wat nodig is
• Je regelt praktische zaken zoals reizen, afspraken en vergaderingen
• Je plant technische interventies en ondersteunt kleinere projecten
• Je ontvangt bezoekers op een professionele manier
• Je beheert inkomende en uitgaande communicatie (mail & telefoon) vlot en correct
• Je ondersteunt collega's waar nodig met diverse administratieve taken

Vereisten

• Je hebt ervaring in administratie, orderverwerking of een backoffice rol met verantwoordelijkheid
• Je werkt uiterst nauwkeurig en houdt van structuur en overzicht
• Je communiceert helder en professioneel en bent klantgericht ingesteld
• Je behoudt overzicht, ook wanneer er meerdere zaken tegelijk lopen
• Je werkt graag in teamverband, maar neemt ook ownership: je volgt zaken op tot ze volledig afgehandeld zijn.
• Je denkt in processen en ziet snel waar het fout kan lopen
• Je werkt vlot met MS Office en bent comfortabel met ERP-systemen
• Je spreekt uitstekend Nederlands en vlot Engels. Noties van Frans en Duits zijn een plus.

Must-have

• Middelbare school (A2)
• Secundair onderwijs

Nice-to-have

• 2 jaar relevante ervaring,
• Behandelt: Binnenkomende oproepen (consumentendienst, opnemen van bestellingen, bijstand en hulp aan klanten, ...)
• Doelgericht handelen.

  Kansen zien en uit eigen beweging acties ondernemen.

  Efficiënt blijven functioneren onder sterke druk, in moeilijke situaties of bij tegenslag.

  Doelen en prioriteiten bepalen en aangeven hoe ze te bereiken.

  Handelen in overeenstemming met de waarden en normen van de organisatie.

  De markt opvolgen en inspelen op de behoeften ervan.

  Rekening houden met de wensen en behoeften van klanten en hiernaar handelen.

  Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.

  Aandacht hebben voor kwaliteit en fouten voorkomen.

  Gedrag of werkwijze gemakkelijk aanpassen aan veranderende situaties en verschillende personen.

  Taken uitvoeren zonder ondersteuning of toezicht van anderen.

  Algemeen aanvaarde normen volgen.

  Samenwerken om tot een gezamenlijk resultaat te komen.
• Engels

  Nederlands

  Duits

  Frans

Wij bieden

• Een dynamische functie met veel variatie en verantwoordelijkheid
• Ruimte om mee te denken en processen écht te verbeteren
• Opleiding en ondersteuning waar nodig om je skills verder te versterken
• Mogelijkheid tot 1 dag thuiswerk per week
• Een aantrekkelijk salarispakket in lijn met je ervaring

Groei met ons mee

Bedrijfsinformatie

Sollicitatieprocedure