Functieomschrijving

Ben jij een patiëntgerichte en meertalige professional met een passie voor zorg en dienstverlening? Voor ons Universitair Tandheelkundig Centrum (UTC) zoeken wij een enthousiaste en stressbestendige medewerker die ons administratief team komt versterken. In deze gevarieerde functie combineer je het onthaal aan de balie met administratieve ondersteuning in de backoffice. Je speelt een belangrijke rol in de dagelijkse werking van de administratie van het UTC en draagt actief bij aan een efficiënte en kwaliteitsvolle dienstverlening. Je zorgt ervoor dat patiënten en bezoekers zich welkom voelen en fungeert als eerste aanspreekpunt voor zowel patiënten als tandartsen.

Je takenpakket bestaat uit een combinatie van onthaal- en administratieve taken:

Onthaal en baliewerk

• Je zorgt voor een warm en professioneel onthaal van patiënten en bezoekers.
• Je verstrekt informatie, beantwoordt vragen en begeleidt patiënten bij afspraken en administratieve formaliteiten.
• Je staat in voor een vlotte en efficiënte dienstverlening aan de balie.
• Je verwerkt en volgt patiëntengegevens en afspraken correct op.
• Je werkt nauw samen met collega's om een goede planning en organisatie van consultaties te garanderen.
• Je zorgt voor een correcte administratieve afhandeling van patiëntendossiers.

Administratieve ondersteuning (backoffice)

• Je ondersteunt de dagelijkse administratieve werking van het UTC.
• Je schakelt vlot tussen verschillende administratieve taken en behoudt het overzicht.

Samen met je collega's zorg je voor een kwalitatieve en patiëntgerichte dienstverlening, zowel aan de balie als achter de schermen. Je werkt nauw samen met de coördinator en neemt, na verloop van tijd, ook een gedeeltelijke coördinatie van het balieteam op.

Voor deze functie zal Brussels Health Campus (Jette) je thuisbasis worden.

Vereisten

Wij zoeken een administratief sterke, flexibele en stressbestendige professional die moeiteloos kan schakelen tussen diverse taken, afhankelijk van waar de nood op dat moment het grootst is. Je bent een echte multi-tasker met organisatorisch talent en een proactieve, resultaatgerichte houding.

• Je beschikt minstens over een bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring; specifieke kennis van tandheelkunde is een pluspunt.
• Administratieve vaardigheden: Je bent nauwkeurig en efficiënt in het verwerken van patiëntgegevens, agendabeheer en administratieve ondersteuning van tandartsen.
• Taalvaardigheid: Je bent vlot tweetalig in Nederlands en Frans, en kan moeiteloos schakelen tussen beide talen, mondeling en schriftelijk. Kennis van Engels is een pluspunt. Je bent vaardig in MS Office, Outlook en andere relevante digitale toepassingen.
• Patiëntgerichte houding: Je hebt een open en behulpzame houding en zorgt ervoor dat patiënten zich welkom voelen. Je handelt steeds respectvol en professioneel, zowel aan de balie als via andere communicatiekanalen.
• Teamspeler en coördinatie: Je werkt nauw samen met collega's en tandartsen, coördineert afspraken en ondersteunt het team bij een efficiënte planning van consultaties.
• Resultaatgericht en besluitvaardig: Je onderscheidt hoofdzaak van bijzaak en neemt doordachte beslissingen die de dagelijkse werking optimaliseren.
• Communicatieve vaardigheden: Je communiceert duidelijk en vriendelijk, zowel intern met collega's als extern met patiënten en bezoekers.
• Stressbestendigheid: Je behoudt een professionele aanpak, ook tijdens drukke momenten en piekuren.
• Proactieve houding: Je denkt actief mee over oplossingen en draagt voorstellen aan voor verbetering van de algemene werking van het team.

Als (niet-) EER onderdaan voldoen aan de voorwaarden voor het verkrijgen van een rechtsgeldige vergunning voor VUB en voldoen aan de VUB verblijfsvoorwaarden. Lees hier meer.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

Must-have

• Professionele bachelor
• Professionele bachelor Graduaat: Verpleegkunde Graduaat: Informatiebeheer Graduaat: Toerisme en recreatie Graduaat: Economie en organisatie Professionele bachelor: Toerisme, recreatie en sport Professionele bachelor: Administratie Graduaat: Communicatie Graduaat: Communicatie en informatie Professionele bachelor: Gezondheids- en zorgmanagement Academische bachelor Academische bachelor: Overheidsmanagement Academische bachelor: Economie en toegepaste economie Professionele bachelor: Bedrijfsmanagement Professionele bachelor: Facilitair management Academische bachelor: Sport en vrije tijd Professionele bachelor: Sociaal werk Academische bachelor: Communicatie en informatie Professionele bachelor: Verpleegkunde Graduaat (Hoger beroepsonderwijs) Professionele bachelor: Journalistiek Graduaat: Economie en toegepaste economie Graduaat: Gezondheid en welzijn Professionele bachelor: Logistiek Graduaat: Sociaal werk Professionele bachelor: Economie en organisatie Bachelor Professionele bachelor: Gezondheid en welzijn Academische bachelor: Communicatie Graduaat: Toerisme, recreatie en sport Professionele bachelor: Communicatie Graduaat: Overheidsmanagement Graduaat: Human resources Professionele bachelor: Tand- en mondzorg Professionele bachelor: Human resources Academische bachelor: Economie en organisatie Professionele bachelor: Communicatie en informatie Professionele bachelor: Sport en vrije tijd Academische bachelor: Toerisme, recreatie en sport Graduaat: Bedrijfsmanagement Professionele bachelor: Transport en logistiek Professionele bachelor: Toerisme en recreatie Graduaat: Marketing Graduaat: Financiën en verzekeringen Graduaat: Administratie

Nice-to-have

• 2 jaar relevante ervaring,
• Engels

  Nederlands

Wij bieden

Word jij onze nieuwe collega? 

Dan bieden we je een voltijds contract van bepaalde duur (1 jaar - mogelijkheid tot verlenging) aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 4 of 5.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen; 
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques;
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen; 
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.

5 - Geïnteresseerd?

Stel je dan kandidaat vóór 05/05/2026 via jobs.vub.be en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma.

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit:

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters

Stap 2: Een vergelijkende proef/jobinterview, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland in de eerste helft van mei.

Contacteer ons!

Vragen over de job zelf?

Contacteer Suzy Makengo via [email protected]

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?

Contacteer Natasja Amys via 0470 49 38 60 of [email protected]

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA?

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega's.

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.

Personeelsformatie: patrimonium

Contract: bepaalde duur (1 jaar)

Hoofdeenheid: Algemeen beheerder

Omvang: voltijds

Functie: Administratief medewerker

Gradengroep: 4-5

Wijze van begeven: werving

Groei met ons mee

Bedrijfsinformatie

Sollicitatieprocedure