Functieomschrijving

Als (tele)secretariaatsmedewerk(st)er beantwoord je oproepen voor, van en in naam van andere bedrijven. Je noteert de boodschap zorgvuldig en rapporteert die aan de bevoegde contactpersoon. Sommige oproepen verbind je ook door met medewerkers van het bedrijf zelf.

Onze klanten zijn actief in uiteenlopende sectoren waar telefonische bereikbaarheid cruciaal is: dierenartsen, artsen en specialisten, advocaten, wegeniswerkers, takeldiensten en begrafenisondernemers. Voor deze organisaties is de telefonische instroom van cliënten en opdrachten essentieel — en in sommige situaties zelfs van direct belang voor mens en dier.

Voor verschillende klanten beheren we daarnaast een (online) agenda. Je plant afspraken in volgens hun richtlijnen en houdt daarbij rekening met urgenties, prioriteiten en praktische afspraken per klant.

Je helpt ook mee om noodlijnen te bemannen en zorgt ervoor dat elke oproep onmiddellijk wordt opgevolgd.

Je bent dus als het ware de telefoniste van tientallen bedrijven tegelijk.

Je werkpost bestaat uit een computer en een aangepast telefoontoestel.

Vereisten

• Er zijn geen specifieke studievereisten, maar je communiceert vlot en professioneel in algemeen Nederlands (dus geen dialect), Frans en Engels (mondeling).

• Je kan je ook correct schriftelijk uitdrukken in het Nederlands (bv. berichten noteren, korte mails of rapportages).

• Je beheerst basisvaardigheden op de computer: copy-paste, zoeken, programma’s openen, eenvoudige online zoekacties, en vlot navigeren op websites en in webapplicaties.

• Je typt vlot en nauwkeurig (blind typen is een plus, maar geen vereiste).

• Je bent empathisch en klantgericht, maar blijft correct en duidelijk in je communicatie — ook wanneer iemand gehaast, emotioneel of ongeduldig is.

• Je bent stressbestendig en kan snel schakelen tussen verschillende klanten, contexten en prioriteiten.

• Je werkt nauwkeurig en discreet: je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

• Je durft initiatief te nemen: creatief en assertief in het zoeken naar oplossingen binnen de afgesproken richtlijnen.

• Pluspunt: je spreekt bijkomende talen, zoals Turks, Arabisch (Darija/Marokkaans dialect) en/of Berbers (Tamazight).

Must-have

Nice-to-have

• Behandelt: Binnenkomende oproepen (consumentendienst, opnemen van bestellingen, bijstand en hulp aan klanten, ...)
• Een standpunt innemen en actie ondernemen.

  Meningen en hun gevolgen tegen elkaar afwegen aan de hand van relevante criteria.

  Handelen in overeenstemming met de waarden en normen van de organisatie.

  Omgaan met mensen met een verschillende achtergrond.

  Taken uitvoeren zonder ondersteuning of toezicht van anderen.

  Doelgericht handelen.

  Aandacht hebben voor gevoelens en behoeften van anderen en er gepast op reageren.

  Kansen zien en uit eigen beweging acties ondernemen.

  Gedrag of werkwijze gemakkelijk aanpassen aan veranderende situaties en verschillende personen.

  Algemeen aanvaarde normen volgen.

  Problemen oplossen met behulp van denk- en werkwijzen uit de informatica.

  Efficiënt blijven functioneren onder sterke druk, in moeilijke situaties of bij tegenslag.

  De markt opvolgen en inspelen op de behoeften ervan.

  Ontwikkelen van nieuwe producten, diensten, processen en structuren.

  Respectvol opkomen voor je eigen mening.

  Rekening houden met de wensen en behoeften van klanten en hiernaar handelen.

  Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.
• Nederlands

  Engels

  Frans

Wij bieden

Groei met ons mee

Bedrijfsinformatie

Sollicitatieprocedure