Functieomschrijving

Je zorgt ervoor dat de administratie van projecten van A tot Z correct en efficiënt verloopt. Denk aan loonkosten, rapportering, audits,…. Je werkt hierbij nauw samen met andere collega’s binnen het projectenbureau waaronder de projectadviseur die binnen het projectenbureau verantwoordelijk is voor het opvolgen van regelgeving, het procesbeheer en de werking van het projectenbureau. Je rapporteert aan het diensthoofd Onderzoek en Dienstverlening. Jouw takenpakket: Je bereidt projectaudits voor en volgt ze op. Je stelt mee projectbegrotingen op voor projectaanvragen. Je volgt de financiële en personeelsadministratie van projecten op van opstart tot eindrapportering. Je controleert en bereidt loonkostenboekingen voor in onze systemen. Je staat in voor de administratieve verwerking van offertes. Je ondersteunt de correcte toepassing van administratieve en financiële procedures. Je helpt mee aan de optimalisatie van onze administratieve processen en datakwaliteit.

Vereisten

Je hebt een bachelordiploma in een administratieve of economische richting. Je hebt ervaring in projectwerk. Ervaring met gesubsidieerde onderzoeksprojecten is een plus. Je werkt gestructureerd en hebt oog voor detail, zodat loonkosten, rapporteringen en projectgegevens correct en tijdig verwerkt worden. Je bent in staat om meerdere projecten gelijktijdig administratief op te volgen van opstart tot eindfase en verliest hierbij geen deadlines of prioriteiten uit het oog. Je hebt een goed begrip van begrotingen, loonkosten en financiële processen en kan vlot overweg met cijfers. Je werkt vlot samen met verschillende collega’s binnen het projectenbureau en stemt regelmatig af met de projectadviseur en het diensthoofd. Je communiceert helder, to the point en professioneel, zowel schriftelijk als mondeling, in functie van rapportering en overleg. Je denkt proactief mee over het verbeteren van administratieve processen en bent alert voor inconsistenties of inefficiënties. Je bent vertrouwd met administratieve en financiële procedures of bereid je hier snel in in te werken, en handelt steeds binnen de geldende regelgeving. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en neemt je verantwoordelijkheden ernstig op.

Must-have

• Professionele bachelor
• Bachelor

Nice-to-have

• 2 jaar relevante ervaring,
• Toezicht houden op en coördineren van de beheerscontrole en de interne audit (evaluatie van de financiële risico's, validatie...

  Procedures voor het administratieve en financiële beheer, indicatoren voor de opvolging van de activiteit en rapportering aan...

  De begroting van de organisatie opstellen, voorleggen aan de leidinggevende instanties en aanpassingen uitvoeren

  Toezicht houden op en coördineren van de werking van de diensten, de juridische advisering inzake geschillen en financiële co...
• Gedrag of werkwijze gemakkelijk aanpassen aan veranderende situaties en verschillende personen.

  Taken uitvoeren zonder ondersteuning of toezicht van anderen.

  Aandacht hebben voor gevoelens en behoeften van anderen en er gepast op reageren.

  Ontwikkelen van nieuwe producten, diensten, processen en structuren.

  Doelen en prioriteiten bepalen en aangeven hoe ze te bereiken.

  Ontleden van een probleem en aanvullende informatie zoeken.

  Acties ondernemen om je functioneren te verbeteren.

  Efficiënt blijven functioneren onder sterke druk, in moeilijke situaties of bij tegenslag.

  Algemeen aanvaarde normen volgen.

  Rekening houden met de wensen en behoeften van klanten en hiernaar handelen.

  Samenwerken om tot een gezamenlijk resultaat te komen.

  Aansturen en motiveren van medewerkers om doelstellingen te behalen.

  Veilig, slim en kritisch inzetten van media om deel te nemen aan de samenleving.

  Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.

  Een standpunt innemen en actie ondernemen.

  Meningen en hun gevolgen tegen elkaar afwegen aan de hand van relevante criteria.

  Doelgericht handelen.

  Omgaan met mensen met een verschillende achtergrond.

  Anderen overtuigen dat jouw mening, visie of aanpak de juiste is.

  Problemen oplossen met behulp van denk- en werkwijzen uit de informatica.

  Kansen zien en uit eigen beweging acties ondernemen.

  Handelen in overeenstemming met de waarden en normen van de organisatie.

  Aandacht hebben voor kwaliteit en fouten voorkomen.

  Respectvol opkomen voor je eigen mening.
• Nederlands

Wij bieden

100%-opdracht Statuut: administratief en technisch personeel. Contractueel onbepaalde duur. Eventuele wijzigende arbeidsvoorwaarden voor interne kandidaten worden vooraf besproken. Zo kies jij helder jouw toekomst! Salarisschaal bachelor B11/B12/B21 (afhankelijk van je ervaring) We verwelkomen je graag zo spoedig mogelijk. Je eerdere professionele ervaring die relevant is voor de functie kan gehonoreerd worden in de weddeanciënniteit, met een maximum van 10 jaar. Dit wordt bepaald bij indiensttreding. Anciënniteit die werd opgebouwd binnen onderwijs wordt integraal overgenomen. Wat kan Arteveldehogeschool jou nog meer bieden? Een mooie uitdaging binnen een instelling met maatschappelijke impact. Een volledige terugbetaling van jouw woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en een fietsvergoeding. Een mooie verlofregeling. Mogelijkheden tot thuiswerk met terbeschikkingstelling van een laptop. Werken in de bruisende Stad Gent. Een bende supertoffe collega's.

Groei met ons mee

Bedrijfsinformatie

Sollicitatieprocedure