Wat verwachten we van jou?

• Bachelor of gelijkwaardig door ervaring, met enkele jaren ervaring in klantendienst, dienst na verkoop of orderadministratie in een B2B-omgeving. Ervaring in de medische sector, met klachtenbehandeling of met een kwaliteitssysteem is een sterk pluspunt.
• Je werkt vlot met ERP- en CRM-software en MS 365. Ervaring met Exact Online en HubSpot is mooi meegenomen.
• Eigenaarschap. Je hebt geen sturing nodig om in beweging te komen. Je pakt vast, volgt op tot het af is, en meldt zelf wanneer iets niet lukt.
• Transparante, to-the-point communicatie, intern en naar de klant. Bij een klacht is een eerlijk en helder bericht altijd sterker dan een vaag bericht — ook wanneer het nieuws minder goed is.
• Klant- en oplossingsgericht. Je blijft rustig en zakelijk in een moeilijk gesprek en houdt de focus op de oplossing.
• Technisch inzicht. Je vindt het boeiend om een instrument in handen te nemen, te bekijken wat eraan scheelt en te beoordelen of herstel zinvol is. Voorkennis van chirurgisch instrumentarium is een pluspunt, geen must — die opleiding krijg je bij ons.
• Procesmatig. Je ziet waar het schuurt in een flow en verbetert die structureel in plaats van de fout elke keer opnieuw recht te trekken.
• Commercieel. Service is bij ons ook business: je herkent in je klantcontact waar er nood is aan onderhoud, vervanging of een bijkomende dienst. Je signaleert dat niet alleen, je stelt voor en voert uit.
• Je bent vlot in het Nederlands, goed in het Engels; Frans is een echte troef.
• Werken in een klein team schrikt je niet af, en je bent er ook comfortabel mee om af en toe alleen op kantoor te zijn.

Hoe wordt de job aangestuurd?

Je rapporteert aan onze bestuurder Peter-Jan. Je krijgt duidelijke kaders en een set KPI's — responstijd op klachten, doorlooptijd van ontvangst tot herstellingsofferte, conversie van offerte naar herstelorder, tijdige afsluiting van dossiers— en jij organiseert je eigen werk daarrond.

In ons teamoverleg breng je zelf je cijfers en je knelpunten binnen: wat loopt, wat loopt vast, wat heb je nodig. Die transparantie en goede communicatie is bij ons de norm.

Wat mag jij verwachten?

• Een contract van onbepaalde duur, 3 dagen per week, met een dagindeling die in overleg wordt vastgelegd.
• Een brede en zelfstandige functie in een KMO in de medische sector, met echte beslissingsruimte binnen je domein.
• Eigenaarschap over processen die je zelf mee vormgeeft — geen uitvoerende rol in een vaste mal.
• Opleiding en groei, onder meer rond productkennis en de beoordeling van chirurgisch instrumentarium, MDR, kwaliteitsbeheer, klachtenbehandeling en onze digitale tools.
• Verloning volgens loonschaal C van het barema PC 200 (aanvullend paritair comité voor de bedienden), aangevuld met maaltijdcheques van € 10 en een hospitalisatieverzekering.
• Een korte lijn naar de directie en een team dat elkaar aanspreekt in plaats van rond de dingen heen te werken.