Ga terug

  • Functieomschrijving

  • Vereisten

  • Wij bieden

  • Jouw groei

  • Bedrijfsinformatie

  • Sollicitatieprocedure

Ga terug

  • Functieomschrijving

  • Vereisten

  • Wij bieden

  • Jouw groei

  • Bedrijfsinformatie

  • Sollicitatieprocedure

Functieomschrijving

Administratieve ondersteuning

  • Je bereidt vergaderingen en overlegmomenten administratief voor.
  • Je maakt agenda’s, vergaderstukken en verslagen op en verspreidt deze.
  • Je volgt actiepunten en gemaakte afspraken op.
  • Je beheert documenten, dossiers en sjablonen op een gestructureerde manier.
  • Je staat in voor archivering en documentbeheer.
  • Je ondersteunt diverse administratieve processen en projecten.

Organisatie en logistieke ondersteuning

  • Je plant vergaderingen en overlegmomenten.
  • Je reserveert lokalen en verzorgt praktische voorbereidingen.
  • Je ondersteunt de organisatie van studiedagen, evenementen en bijeenkomsten.
  • Je verstuurt uitnodigingen.
  • Je volgt inschrijvingen en aanwezigheden op.

Onthaal- en secretariaatstaken

  • Je verzorgt op vaste tijdstippen het onthaal van Integro vzw en Stijn vzw.
  • Je behandelt inkomende telefoons op een professionele en klantgerichte manier.
  • Je beheert het algemene e-mailadres.
  • Je ontvangt, verwerkt en verdeelt de post voor Integro vzw en Stijn vzw.
  • Je verwijst vragen correct door naar de juiste collega of dienst.

Communicatieve ondersteuning

  • Je fungeert als content creator en verzorgt de interne communicatie voor de ondersteunende diensten.
  • Je helpt bij de opmaak van nieuwsberichten en nieuwsbrieven.
  • Je ondersteunt socialemediacommunicatie.
  • Je bewaakt mee een uniforme huisstijl.

Vereisten

Wij zoeken een collega die:

  • beschikt over een diploma secundair onderwijs of een bachelordiploma in een administratieve richting;
  • ervaring heeft in een administratieve of ondersteunende functie;
  • sterk georganiseerd en nauwkeurig werkt;
  • vlot kan werken met Microsoft Office-toepassingen;
  • digitaal vaardig is en snel nieuwe toepassingen oppikt;
  • uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden heeft;
  • Klantgericht, discreet en betrouwbaar is;
  • zelfstandig kan werken, maar ook sterk is in samenwerking;
  • prioriteiten kan stellen en overzicht bewaart, ook wanneer verschillende opdrachten samenkomen.

Must-have

  • Middelbare school (A2)
  • Algemeen secundair onderwijs (ASO) Professionele bachelor

Nice-to-have

  • 2 jaar relevante ervaring,
  • Klanten, leveranciers, bezoekers ontvangen en oriënteren
    Kopieerwerk verrichten
    Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren
    E-mails behandelen
    Notities nemen die worden gedicteerd of integraal noteren wat er gezegd wordt tijdens vergaderingen, conferenties, ...
    Documenten invoeren of digitaliseren (handgeschreven teksten, cheques, ...)
    Professionele dossiers (klantendossiers, vorderingen, ...) voorbereiden en opvolgen (bijwerken, afsluiten, ...)
    Boodschappen noteren en afspraken vastleggen
  • Doelgericht handelen.
    Algemeen aanvaarde normen volgen.
    Efficiënt blijven functioneren onder sterke druk, in moeilijke situaties of bij tegenslag.
    Meningen en hun gevolgen tegen elkaar afwegen aan de hand van relevante criteria.
    Omgaan met mensen met een verschillende achtergrond.
    Veilig, slim en kritisch inzetten van media om deel te nemen aan de samenleving.
    Acties ondernemen om je functioneren te verbeteren.
    Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.
    Gedrag of werkwijze gemakkelijk aanpassen aan veranderende situaties en verschillende personen.
    Anderen stimuleren in hun professionele en persoonlijke ontwikkeling.
    Taken uitvoeren zonder ondersteuning of toezicht van anderen.
    Problemen oplossen met behulp van denk- en werkwijzen uit de informatica.
    Rekening houden met de wensen en behoeften van klanten en hiernaar handelen.
    Aandacht hebben voor gevoelens en behoeften van anderen en er gepast op reageren.
    Ontwikkelen van nieuwe producten, diensten, processen en structuren.
    Handelen in overeenstemming met de waarden en normen van de organisatie.
    Doelen en prioriteiten bepalen en aangeven hoe ze te bereiken.
    Aansturen en motiveren van medewerkers om doelstellingen te behalen.
    Respectvol opkomen voor je eigen mening.
    Kansen zien en uit eigen beweging acties ondernemen.
    Ontleden van een probleem en aanvullende informatie zoeken.
    Samenwerken om tot een gezamenlijk resultaat te komen.
    Aandacht hebben voor kwaliteit en fouten voorkomen.
  • Nederlands

Wij bieden

  • Een boeiende ondersteunende functie met maatschappelijke impact.
  • Een nauwe samenwerking met de stafmedewerker beleid en betrokkenheid bij beleids- en bestuursprocessen.
  • Een warme werkomgeving waar samenwerking, betrokkenheid en professionaliteit centraal staan.
  • Een deeltijdse tewerkstelling van 0,50 VTE.
  • Marktconform salaris op basis van de IFIC barema’s met aanvullende voordelen zoals maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering na 1 jaar dienst, toegang voordelenplatforms, fietslease, fietsvergoeding.

Groei met ons mee

    Bedrijfsinformatie

      Sollicitatieprocedure

        Job image
        I

        Administratief medewerker beleidsondersteuning

        INTEGRO

        Bekijk deze vacature ook via VDAB