VIVEL, het Vlaams Instituut Voor de Eerste Lijn, is een flexibele expertise- en netwerkorganisatie die de eerste lijn verbindt en versterkt. Onze doelstelling is dat iedereen in Vlaanderen en Brussel zo lang mogelijk in zijn vertrouwde omgeving kan blijven en daar zo nodig de best mogelijke zorg en ondersteuning krijgt. Voor ons is de toekomst thuis én samen. Om dat te verwezenlijken stimuleren we samenwerking en expertisedeling, geven we opleiding en vorming.

Om ons team te versterken, zoeken we een enthousiaste administratieve duizendpoot.

Wat doet een VIVEL administratief medewerker?

Je voert in deze functie administratieve en beleidsondersteunende taken uit en ondersteunt vooral de werking van VIVEL.
Hiervoor werk je nauw samen met je collega’s van het VIVEL-team.

Je bent actief op verschillende fronten:

• Je organiseert de service desk voor de werking van VIVEL (bestellingen, beheer post en algemene mailbox, agendabeheer, planning en organisatie bestuur en algemene vergaderingen…)
• Je ondersteunt de financiële administratie en zorgt ervoor dat alle facturen tijdig en correct verwerkt worden. Je maakt zelf facturen aan en zorgt voor een goede voorbereiding voor de verwerking door de boekhouding.
• Je zorgt voor administratieve ondersteuning bij HR:
  o Selectieprocedures opvolgen
  o Arbeidsovereenkomsten en addenda opmaken
  o Contacten onderhouden met het loonsecretariaat
  o Ondersteuning ESS tool, praktische aanpassingen & vragen
  o Opvolging betalingen, in dienst, uit dienst, ziekte, verlenging
  o Opvolging verzekeringen
• Je ondersteunt de werking van ons opleidingsplatform VIVEL Academie door het
  o Inplannen, organiseren en registreren van deelnemers aan opleidingen
  o Aanvragen van accreditering
  o Opvolgen van het gebruikersbeheer (toevoegen, aanpassen, verwijderen)
• Je houdt databanken en documenten up-to-date (CRM, SharePoint, Excel…)
• Je ondersteunt de organisatie van events
• Je ondersteunt bij de opmaak van communicatie nieuwsbrieven, nieuwsberichten en social media.