Functieomschrijving

Binnen onze projecten is een correcte en tijdige verwerking van bestelbonnen en contracten cruciaal. Daarom zoeken we een administratieve kracht die structuur brengt, het overzicht bewaart en dossiers nauwgezet opvolgt.

Je staat in voor het administratief voorbereiden, opmaken, verzenden en opvolgen van bestelbonnen en contracten, zodat onze projectleiders en calculatie zich kunnen focussen op hun kerntaken.

Jouw verantwoordelijkheden

• Administratieve voorbereiding van bestellingen: Je verzamelt en controleert alle relevante documenten zodat alle gegevens correct en volledig zijn en collega’s met een volledig en correct dossier kunnen werken.
• Opmaak van bestelbonnen en contracten: Je stelt bestelbonnen en onderaannemingscontracten op in Excel en zorgt dat alle gegevens (zoals leveranciersinfo, prijzen en hoeveelheden) correct worden ingevuld en gecontroleerd.
• Controle van leveranciersgegevens: Je kijkt gegevens na zoals btw-nummers, betalingsvoorwaarden en erkenningen. Bij afwijkingen stem je af met interne collega’s en zorg je voor een correcte verwerking.
• Verzenden en opvolgen van documenten: Je verstuurt bestelbonnen en contracten naar onderaannemers en leveranciers en volgt actief op of de ondertekende documenten tijdig terugkomen. Je neemt contact op met onderaannemers wanneer documenten uitblijven en zorgt ervoor dat dossiers volledig afgehandeld worden binnen de vooropgestelde termijn.
• Dossieropvolging en administratie: Je houdt alle informatie up-to-date in de systemen en zorgt voor een correcte registratie van ontvangen documenten, opmerkingen en status van dossiers.
• Telefonie (tweede lijn): Je beantwoordt inkomende oproepen en schakelt indien nodig door naar de juiste collega.

Vereisten

Jouw profiel

• Je werkt zeer nauwkeurig en hebt oog voor detail.
• Je bent sterk in organisatie en behoudt het overzicht over meerdere dossiers tegelijk.
• Je communiceert vlot en professioneel, zowel schriftelijk als telefonisch.
• Je bent zelfstandig en neemt initiatief in de opvolging van dossiers.
• Ervaring in een gelijkaardige functie binnen de bouwsector is een pluspunt.

Must-have

• Professionele bachelor
• Bachelor

Nice-to-have

• Nederlands

Wij bieden

Wat bieden wij?

• Een jong en enthousiast team binnen een groeiende KMO, met een werkomgeving vol dynamiek en collegialiteit.
• Marktconform loon, ecocheques, een aansluiting op onze collectieve hospitalisatieverzekering en regelmatige teambuildings.
• Een grondige inwerkperiode met persoonlijke begeleiding.

Groei met ons mee

Bedrijfsinformatie

Sollicitatieprocedure