Verantwoordelijke Interne Werking & Processen

Als Verantwoordelijke Interne Werking & Processen zorg je ervoor dat de administratieve werking, ondersteunende processen en systemen van PUC – KU Leuven Continue vlot, kwaliteitsvol en toekomstgericht functioneren. Je hebt een adviserende rol ten aanzien van de directeur op het vlak van interne werking, processen en verbeterinitiatieven. Concreet betekent dit:

Teamleiding en people management:

• Je stuurt de administratieve medewerkers aan, coacht hen en ondersteunt hun professionele ontwikkeling.
• Je bewaakt taakverdeling, werklast en continuïteit van de operationele ondersteuning.
• Je stimuleert samenwerking en vormt de verbindende schakel tussen administratieve medewerkers, programmacoördinatoren, KU Leuven-diensten en externe partners. 

Organisatieontwikkeling, procesregie en beleidsondersteuning:

• Je coördineert de interne werking en vertaalt strategische doelstellingen naar concrete prioriteiten en verbeterinitiatieven.
• Je brengt processen in kaart, bewaakt de samenhang ertussen en neemt proceseigenaarschap op voor organisatiebrede kernprocessen.
• Je detecteert knelpunten en opportuniteiten en vertaalt deze naar duurzame verbeteringen, digitaliserings- en verandertrajecten.
• Je analyseert operationele gegevens, pikt signalen op en formuleert onderbouwde adviezen en beleidsvoorstellen.
• Je fungeert als sparringpartner van de directeur en helpt strategische keuzes te vertalen naar een efficiënte en kwaliteitsvolle werking. 

Financiële coördinatie en bewaking:

• Je bewaakt de kwaliteit en continuïteit van de financieel-administratieve processen en de correcte opvolging van budgetten, inkomsten en uitgaven.
• Je ondersteunt de financiële rapportering en levert relevante input ter voorbereiding van beleidsmatige keuzes.
• Je coördineert de financieel-administratieve werking en draagt bij aan een correcte, efficiënte en kwaliteitsvolle uitvoering van processen.

Externe afstemming en vertegenwoordiging:

• Je bouwt een relevant netwerk uit en onderhoudt contacten met externe partners, leveranciers en KU Leuven-entiteiten. 
• Je vertegenwoordigt PUC in overleg- en afstemmingsmomenten binnen jouw bevoegdheidsdomein.
• Je zorgt voor een kwaliteitsvolle opvolging van samenwerkingen en vertaalt signalen, noden en relevante inzichten naar de interne werking.