Functieomschrijving

Als Medewerker Onderwijsondersteuning neem je een centrale rol op in de operationele ondersteuning van het onderwijs binnen het Departement Neurowetenschappen. Je werkt nauw samen met professoren (ZAP‑leden), collega's binnen het Administratief en Technisch Personeel (ATP) en diverse ondersteunende diensten binnen KU Leuven en de Faculteit Geneeskunde.

De functie beoogt het bundelen, organiseren en optimaliseren van onderwijsondersteunende taken die vandaag vaak versnipperd worden opgenomen door verschillende actoren.

Je takenpakket omvat onder meer:

• optreden als centraal aanspreekpunt voor de organisatie van examens (planning, logistiek, surveillances, communicatie);
• ondersteuning bij de verwerking van examenresultaten, organisatie van inzagemomenten en bijhorende administratieve opvolging;
• logistieke voorbereiding van onderwijsactiviteiten, waaronder het boeken van lokalen voor lessen (bv. vaardigheids‑ en communicatielessen);
• administratieve en logistieke ondersteuning van masterthesisprocessen (o.a. planning van verdedigingen, opvolging en communicatie);
• ondersteuning van de onderwijscommunicatie binnen het departement;
• afstemming met andere betrokken diensten, zoals onder meer de Faculteit Geneeskunde en het KU Leuven Learning Lab (o.a. ondersteuning rond print‑ en scanfaciliteiten);
• mee in kaart brengen van bestaande processen wat betreft onderwijsondersteuning in het departement (mapping van noden, taken en verantwoordelijkheden) en signaleren van knelpunten;
• formuleren van voorstellen ter verbetering van de efficiëntie en kwaliteit van de onderwijsondersteuning in het departement.

Je werkt flexibel in functie van het academiejaar, met aandacht voor piekmomenten (zoals examenperiodes) en meer rustige periodes waarin procesverbetering en afstemming centraal kunnen staan.

Vereisten

Je herkent jezelf in volgend profiel:

• Je beschikt bij voorkeur over een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door relevante ervaring.
• Je hebt een zeer goede kennis van de MS Officepakketten. Daarnaast is kennis van Toledo een pluspunt.
• Je hebt affiniteit met onderwijsorganisatie binnen een universitaire en onderzoeksgerichte context.
• Je werkt nauwkeurig, planmatig en kwaliteitsgericht.
• Je bent een goede organisator en hebt ervaring in het organiseren van informatiestromen en het optimaliseren van administratieve processen.
• Je bent servicegericht en communiceert vlot met diverse doelgroepen (studenten, docenten, collega’s).
• Je kan omgaan met wisselende werkdruk en toont flexibiliteit en veerkracht.
• Je denkt procesmatig en durft verbeterpunten constructief aan te brengen.
• Je kunt zelfstandig werken, maar functioneert eveneens uitstekend in een team.
• Je bent communicatief sterk en kunt je vlot, zowel mondeling als schriftelijk, uitdrukken in het Nederlands en het Engels.

Must-have

• Professionele bachelor
• Professionele bachelor: Administratie

Nice-to-have

• Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren

  Administratieve dossiers samenstellen
• Nederlands

  Engels

Wij bieden

Wat bieden wij?

• Een betekenisvolle functie in een dynamische werkomgeving met impact op de interne werking van een groot departement.
• Ruimte om de functie mee vorm te geven.
• Een klein maar fijn team van collega's.
• Aantrekkelijke extralegale voordelen, waaronder een hospitalisatie‑ en groepsverzekering, ecocheques en aanvullende verlofdagen.
• We beogen een deeltijdse tewerkstelling van 80% tot het einde van het jaar, met mogelijkheid tot verlenging na evaluatie en afhankelijk van beschikbare financiering.
• Je kan bij voorkeur in mei of juni starten.
• Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 3. 

Groei met ons mee

Bedrijfsinformatie

Sollicitatieprocedure