Functieomschrijving

Bepaal mee de toekomst - Universiteit Antwerpen De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen. De Faculteit Letteren en Wijsbegeerte van de Universiteit Antwerpen zoekt een deeltijdse (80 %) dossierbeheerder Onderzoeksadministratie. Functie De functie omvat onder andere volgende opdrachten: Je staat in voor de financiële en administratieve opvolging van de onderzoeksprojecten van de Faculteit Letteren en Wijsbegeerte. Je ondersteunt de onderzoekers bij de financiële rapportering en het opmaken van onkostennota’s en je maakt de bestelbonnen, facturen en draaitabellen in Excel op. Je bent vertrouwd met de reglementering van de verschillende financieringskanalen en je bent steeds op de hoogte van de wijzigingen in deze reglementeringen. Je verstrekt correcte informatie aan collega’s op mondelinge, schriftelijke of elektronische wijze over de projecten die onder jouw beheer vallen. In overleg met de promotoren van de onderzoeksprojecten streef je een proactieve aanpak van de onderzoeksbudgetten na. Voor het correct uitvoeren van deze taken werk je nauw samen met de collega’s van het Departement Financiën van de UAntwerpen. Je rapporteert aan je diensthoofd, de facultaire Onderzoeksmanager. Bij het realiseren van de doelstellingen hou je rekening met de voorziene instructies en de universitaire en facultaire richtlijnen.

Vereisten

Je bezit een diploma van professionele bachelor of gelijkwaardige competenties door ervaring. Ervaring met de financiële administratie is een pluspunt. Je hebt interesse in de onderzoeksactiviteiten van de Faculteit Letteren en Wijsbegeerte. Je kan vlot overweg met Microsoft365 en je hebt een aantoonbare kennis van Excel (bijv. sjablonen, macro’s en draaitabellen). Je kan vlot overweg met IT (Sharepoint, MS Teams, One Note, enz.) en je schrikt niet terug om met nieuwe softwarepakketten aan de slag te gaan en om je regelmatig bij te scholen op het vlak van IT. Je bent vertrouwd met assistentie te bieden bij hybride vergaderingen en andere technologische settings. Je beschikt over een uitstekende mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en Engels. Je gaat klantvriendelijk, integer, creatief, kwaliteitsgericht en samenwerkingsgericht te werk. Je kan goed je werk plannen en organiseren, ook in teamverband en je staat garant voor het halen van de vooropgestelde deadlines. Je bent bereid je flexibel op te stellen zowel wat de functie-inhoud als het werkschema betreft.

Must-have

• Professionele bachelor (A1)
• Professioneel (gerichte) bachelor (PBA)

Nice-to-have

• Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren

  Administratieve dossiers samenstellen

  Documenten coderen, klasseren en archiveren

  Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren

  Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Efficiënt blijven functioneren onder sterke druk, in moeilijke situaties of bij tegenslag.

  Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.

  Problemen oplossen met behulp van denk- en werkwijzen uit de informatica.

  Ontleden van een probleem en aanvullende informatie zoeken.

  Gedrag of werkwijze gemakkelijk aanpassen aan veranderende situaties en verschillende personen.

  Taken uitvoeren zonder ondersteuning of toezicht van anderen.

  Doelgericht handelen.

  Samenwerken om tot een gezamenlijk resultaat te komen.

  Handelen in overeenstemming met de waarden en normen van de organisatie.

  Aandacht hebben voor kwaliteit en fouten voorkomen.
• Nederlands

  Engels

Wij bieden

We bieden je een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur; 5 maanden (met mogelijkheid tot verlenging en aanstelling voor onbepaalde duur na positieve evaluatie) met ingang van 1 augustus 2025. De eerste maand van de aanstelling zal het tewerkstellingspercentage bij voorkeur 40% bedragen om daarna uit te breiden naar 80%. Je ontvangt een bruto maandwedde binnen de gradenvork 4.1-6.1 van de loonschalen van het Administratief en Technisch Personeel. Je aanvangsgraad (doorgaans graad 4) hangt af van je relevante professionele ervaring. Bij een deeltijdse aanstelling wordt je salaris pro rata berekend op basis van het tewerkstellingspercentage. Je krijgt maaltijdcheques, ecocheques, internet-connectiviteitsvergoeding een groepsverzekering, een verzekering gewaarborgd inkomen, en een fietsvergoeding of volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer. Je kan volgens een flexibele arbeidstijdregeling werken. Je hebt 40 vakantiedagen en een week collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Je werkt grotendeels op de Stadscampus, in een dynamische en stimulerende werkomgeving. Lees hier meer over werken bij de Universiteit Antwerpen en ontdek alle andere voordelen: https://www.uantwerpen.be/nl/jobs/wat-bieden-wij/#1088216

Groei met ons mee

Bedrijfsinformatie

Sollicitatieprocedure