De Universiteit Gent is een wereld op zich. 15.000 medewerkers zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten.

Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio.

Binnen het functiedomein ICT ben je het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, studenten, bezoekers en leveranciers. Je combineert een warm en efficiënt onthaal met administratieve ondersteuning, logistieke coördinatie, IT-support en telefoniebeheer. Je werkt nauw samen met de servicedesk, teladmin, fleetbeheer en de collega's IT-beleidsmedewerkers Aankoop en Finance, IT- support en telefoniebeheer. Deze functie omvat o.a. volgende taken:

• Onthaal en eerstelijnscontact
  - onthaal van bezoekers, leveranciers en medewerkers
  - beantwoorden van telefoon en mail (onthaal + helpdesk)
  - eerste aanspreekpunt voor praktische vragen van ICT-medewerkers

• Administratieve en organisatorische ondersteuning
  - secretariaatsondersteuning van de directeur en het functiedomein
  - ondersteuning bij evenementen (planning, catering, bestellingen, uitvoering)
  - aanvragen en opvolgen van herstellingen
  - registratie en verdeling van post, inclusief retourzendingen
  - bestellen en beheren van kantoor- en logistiek materiaal
  - logistieke ondersteuning (plantenbeheer, opvolging van afvalverwerking, fruitabonnement…)

• IT-ondersteuning en applicatiegebruik
  - IT-ondersteuning: opvolging van tickets, incidenten en problemen volgens ITIL in Znuny/OTRS; M365-taken; correcte doorverwijzing van complexere problemen
  - ondersteuning van processen in project- en resource managementsoftware zoals Jira en Tempus
  - overnemen van de helpdesktelefoon wanneer nodig (o.a. begeleiding van een team jobstudenten)

• Toegangs-, account- en onboardingbeheer
  - aanmaken van gastaccounts en praktische toegangsondersteuning
  - administratieve onboarding van interne en externe medewerkers en bewaken van het onboardingsproces
  - aanvragen en verlengen van accounts van externen
  - sleutelbeheer en beheer van ITV-toegangstokens

• Operationele opvolging (telefonie, aankopen, middelen en projecten)
  - opmaken van ATB's (Aanvraag Tot Bestellen) en uitvoeren van SAP-gerelateerde taken
  - telefoniebeheer: aanmaken van mobiele nummers, bepalen van optimale bundels, communicatie en afstemming met de telecomleverancier
  - overdracht en opvolging van het beheer van dienstvoertuigen en fietsen
  - deelname aan projecten (bv. nieuwe onboardingflow, implementatie van een nieuw raamcontract met Proximus, nieuwe telefoniebeheerapp, optimalisatie van fleetmanagement)