Functieomschrijving

Overzicht: Als administratief bediende in het lager onderwijs speel je een essentiële rol in het ondersteunen van de dagelijkse administratieve taken van de school. Je zorgt voor een soepele werking van het kantoor en draagt bij aan een positieve leeromgeving voor leerlingen, leraren en ouders.

Verantwoordelijkheden:

1. Administratieve Ondersteuning:

   • Beheren van de dagelijkse administratieve taken zoals het bijhouden van dossiers, archiveren van documenten en het verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie.
   • Ondersteunen bij de registratie van leerlingen, inclusief het bijhouden van inschrijvings- en afwezigheidsgegevens.
   • Voorbereiden van documenten voor vergaderingen, oudercommunicatie en schoolevenementen.

2. Communicatie:

   • Fungeren als een belangrijk aanspreekpunt voor ouders, leraren en bezoekers, zowel persoonlijk als via telefoon en e-mail.
   • Assisteren bij het opstellen en verspreiden van nieuwsbrieven, aankondigingen en andere communicatiematerialen.
   • Beheren van de schoolagenda en het plannen van afspraken voor directie en personeel.

3. Financiële Administratie:

   • Assisteren bij de verwerking van financiële transacties zoals het innen van schoolgelden, het bijhouden van boekhoudkundige gegevens en het voorbereiden van budgetrapporten.
   • Ondersteunen bij het beheer van schoolfondsen en het bestellen van kantoorbenodigdheden en leermiddelen.

4. Algemene Ondersteuning:

   • Helpen bij het organiseren van schoolactiviteiten, excursies en evenementen.
   • Bijdragen aan het onderhoud van een ordelijk en goed georganiseerd kantoor en archiefsysteem.
   • Assisteren bij andere ad-hoctaken zoals toezicht houden op de speelplaats of assisteren bij het toetsen van leerlingen.

Vereisten:

• Minimaal een diploma middelbaar onderwijs of gelijkwaardig.
• Ervaring in administratieve functies, bij voorkeur in een onderwijsomgeving.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en aandacht voor detail.
• Goede communicatieve vaardigheden en het vermogen om effectief te werken in een team.
• Bekwaamheid in het gebruik van kantoorsoftware zoals Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) en vaardigheid in het gebruik van administratieve systemen.
• Vermogen om discretie te tonen bij het omgaan met vertrouwelijke informatie en gevoelige kwesties.

Werkomgeving: De administratief bediende lager onderwijs werkt typisch binnen de schoolomgeving, waarbij interactie met leerlingen, ouders, leraren en schoolpersoneel dagelijks voorkomt. De werktijden kunnen variëren, maar zijn over het algemeen tijdens de normale schooluren, met mogelijkheid tot extra werk tijdens drukke periodes of evenementen.

Vereisten

Opleiding: Minimaal een Bachelor opleiding in administratie.

Ervaring: Ervaring in administratieve functies, bij voorkeur binnen het onderwijs of een vergelijkbare sector.

Computervaardigheden: Bekendheid met standaardkantoorsoftware zoals Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) en vaardigheid in het gebruik van administratieve systemen.

Organisatorische vaardigheden: Goede organisatorische vaardigheden, het vermogen om taken te prioriteren en nauwkeurig te werken.

Communicatieve vaardigheden: Sterke mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden voor effectieve interactie met leraren, ouders en andere stakeholders.

Teamwerk: Vermogen om goed samen te werken in een teamomgeving en bij te dragen aan een positieve werksfeer.

Discretie: Respect voor vertrouwelijke informatie en het vermogen om discreet en ethisch te handelen.

Flexibiliteit: Bereidheid om zich aan te passen aan veranderende omstandigheden en prioriteiten.

Must-have

• Middelbare school (A2)
• Diploma secundair onderwijs

Nice-to-have

• 2 jaar relevante ervaring,
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren

  Administratieve dossiers samenstellen

  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren

  Personen onthalen en hun vraag identificeren

  De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen

  Kopieerwerk verrichten

  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners

  Telefonische oproepen aannemen

  Bestellingen plaatsen

  Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies

  Documenten coderen, klasseren en archiveren

  Een boodschap noteren
• Gedrag of werkwijze gemakkelijk aanpassen aan veranderende situaties en verschillende personen.

  Aandacht hebben voor kwaliteit en fouten voorkomen.

  Taken uitvoeren zonder ondersteuning of toezicht van anderen.

  Samenwerken om tot een gezamenlijk resultaat te komen.

  Handelen in overeenstemming met de waarden en normen van de organisatie.

  Algemeen aanvaarde normen volgen.

  Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.

  Rekening houden met de wensen en behoeften van klanten en hiernaar handelen.

  Doelgericht handelen.
• Nederlands

  Frans

Wij bieden

Woon-werkverkeer met het openbaar vervoer volledig terugbetaald

Aangename uren

Toffe werkomgeving

Attractief loon

Schoolvakanties

Groei met ons mee

Bedrijfsinformatie

Sollicitatieprocedure