Functieomschrijving

Als onthaal- en administratief medewerker bij de dienst Studentenadministratie en Onthaal sta je enerzijds in voor het onthaal van en eerstelijnscontacten met de studenten maar ook van het onderwijzend personeel en derden. Daarnaast sta je administratief in voor het verstrekken van de nodige informatie / documenten en/of verwijs je gericht door naar betrokken diensten.  

Je biedt ondersteuning bij student gerelateerde administratieve taken en onthaal op Campus Diepenbeek: 

• Je bent verantwoordelijk voor de telefonie, het onthaal en daaruit voortvloeiende correspondentie en verwerking van documenten. 

• Je beantwoordt eerstelijnsvragen per telefoon en/of per mail of je kan ze op efficiënte wijze doorverwijzen. 

• Je biedt ondersteuning in het uitvoeren van alle administratieve stappen bij het inschrijven van de studenten. 

• Je doet aanpassingen in het (elektronische) studentendossiers in Bamaflex. 

• Je staat in voor de verwerking en opvolging van de afwezigheid van studenten. 

• Je bent verantwoordelijk voor de  administratieve verwerking van VDAB dossiers. 

• Je ondersteunt en werkt mee bij bij infodagen, openlesdagen, proefdagen, … . 

• Je staat in voor EHBO gerelateerde vragen en handelingen. 

• Je werkt bij voorkeur donderdag de ganse dag. De andere uren/dagen kunnen in overleg vrij gekozen worden.  

Vereisten

• Je bent in het bezit van minimum een secundair diploma (of hiermee gelijkgesteld) bij voorkeur in een administratieve richting. 

• Een eerste ervaring in een gelijkaardige onderwijs- en/of administratieve functie is een plus, maar geen must. 

• Je voldoet aan de taalvereisten. 

Wat zijn extra troeven? 

• Je beschikt over een hands-on mentaliteit en werkt altijd klant- en resultaatgericht. 

• Je kan goed zelfstandig functioneren en kan goed in team werken binnen een open landschapskantoor. 

• Je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en weet prioriteiten goed te stellen. 

• Je ziet werk en kan proactief aan de slag gaan. 

• Je ontvangt mensen op een warme en professionele manier. 

Wat zijn jouw talenten?  

• Als administratief medewerker kan je autonoom administratieve taken plannen en uitvoeren die je aangereikt worden. Je bent in staat om complexe regelgeving toe te passen in je taakuitvoering. 

• Je kan vlot werken met diverse ICT-toepassingen (Microsoft Office, Excel, Bamaflex, …). 

• Je werkt nauwgezet en efficiënt, ook in stressvolle situaties. 

• Je bezit een heldere manier van communiceren, die je efficiënt kan aanpassen naargelang de aard van de boodschap en de doelgroep en je hebt een basiskennis Engels. 

• Je hebt notie van EHBO of je bent bereid om hier interne opleidingen te volgen. 

Dan bezit jij de “X-factor” en nodigen wij jou graag uit om te solliciteren.   

Must-have

• Middelbare school (A2)
• Secundair onderwijs

Nice-to-have

• 2 jaar relevante ervaring,
• Nederlands

Wij bieden

Groei met ons mee

Bedrijfsinformatie

Sollicitatieprocedure