Functieomschrijving

Je staat als balieverantwoordelijke in voor een toegankelijk onthaal voor cursisten, medewerkers en externen. Je stuurt je collega-onthaalmedewerker aan en organiseert de werking van de balies op de drievestigingen van onze organisatie (Hasselt-Sint-Truiden-Tongeren).

Net zoals je collega’s neem je zelf ook op vaste momenten balie- en onthaaltaken voor je rekening: telefoonpermanentie, het verzorgen van cursistadministratie van inschrijving tot opvolging en algemene administratie. Je werkt procedures en handleidingen uit zodat collega’s op een uniforme en efficiënte manier te werk kunnen gaan. Je bent expert in de regelgeving inzake cursistadministratie (of bent bereid je hierin in te werken). Bij wijzigingen in de regelgeving bespreek jij dit met het team en zorg jij voor aanpassing van de procedures. Je bent eerstelijns aanspreekpunt voor baliemedewerkers bij problemen rond inschrijvingen en administratie.

Het afsluiten en opstarten van het schooljaar zijn extra druk. Jij bent dan verantwoordelijk voor de inplanning van de baliemedewerkers volgens de noden van elke vestiging zodat alles vlot verloopt. Bij afwezigheid van een baliemedewerker neem jij de vervanging voor jouw rekening. Je bent ook verantwoordelijk voor het opvolgen van rapporten die we van de overheid ontvangen.

Je draagt de belangen van de organisatie, de doelgroep en de cursisten uit en je vertegenwoordigt Ligo Limburg Zuid op een professionele manier.

Vereisten

Must-have

• Professionele bachelor
• Professionele bachelor

Nice-to-have

• Personeelsdossiers administratief opvolgen

  Boodschappen noteren en afspraken vastleggen

  E-mails behandelen

  Rijbewijs B

  Documenten invoeren of digitaliseren (handgeschreven teksten, cheques, ...)

  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren

  Professionele dossiers (klantendossiers, vorderingen, ...) voorbereiden en opvolgen (bijwerken, afsluiten, ...)

  Klanten, leveranciers, bezoekers ontvangen en oriënteren

  Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren

  Gegevens voor de opvolging van de activiteit bijwerken (situatieoverzichten, resultatentabellen, ...)
• Samenwerken om tot een gezamenlijk resultaat te komen.

  Omgaan met mensen met een verschillende achtergrond.

  Gedrag of werkwijze gemakkelijk aanpassen aan veranderende situaties en verschillende personen.

  Ontleden van een probleem en aanvullende informatie zoeken.

  Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.

  Efficiënt blijven functioneren onder sterke druk, in moeilijke situaties of bij tegenslag.

  Aandacht hebben voor gevoelens en behoeften van anderen en er gepast op reageren.

  Kansen zien en uit eigen beweging acties ondernemen.

  Respectvol opkomen voor je eigen mening.

  Doelen en prioriteiten bepalen en aangeven hoe ze te bereiken.

  Meningen en hun gevolgen tegen elkaar afwegen aan de hand van relevante criteria.

  Handelen in overeenstemming met de waarden en normen van de organisatie.

  Aansturen en motiveren van medewerkers om doelstellingen te behalen.

  Taken uitvoeren zonder ondersteuning of toezicht van anderen.

  Algemeen aanvaarde normen volgen.

  Doelgericht handelen.

  Rekening houden met de wensen en behoeften van klanten en hiernaar handelen.

  Aandacht hebben voor kwaliteit en fouten voorkomen.
• Nederlands

Wij bieden

Groei met ons mee

Bedrijfsinformatie

Sollicitatieprocedure