Functieomschrijving

Als frontofficemedewerker van de Directie Dienstverlening kan je in verschillende afdelingen (klantencontactcenter, burgerzaken, verkeerswinkel) terechtkomen. Bij al deze afdelingen staat de klant centraal en doen we beroep op jouw behulpzaamheid, communicatievaardigheden en deskundigheid om Hasselaren te helpen met allerlei vragen en aanvragen.

• Als frontofficemedewerker bij het klantencontactcenter verzorg je alle eerstelijnscontacten die via verschillende kanalen binnenkomen. In een team van +/- 16 personen, verzorg je de dienstverlening afwisselend op verschillende werkplekken:  telefooncentrale, onthaal en snelloket. Daarnaast beantwoord je vragen die binnenkomen via mail, website en chat,…
  • Aan het onthaal zorg je o.a. voor een warme, gastvrije ontvangst van bezoekers van ’t Scheep en ben je het eerste aanspreekpunt voor (interne en externe) klanten. Je wijst de klanten voor dienstverlening door naar het juiste loket/spreekkamer op het balieplein en/of maakt (vervolg)afspraken.
  • Aan het snelloket lever je een 20-tal ‘korte’ loketproducten af, zoals bv. attesten/afschriften, vuilzakken, parkeer- en/of bezoekerskaarten, uitreiking reispassen/rijbewijzen (na eerdere aanvraag),Uitpas,…
  • Aan de telefoon bevorder je een duidelijk vraagstelling en handel je waar mogelijk zelf vragen af. Je maakt afspraken voor dienstverlening op het balieplein en registreert meldingen. Je zoekt informatie op via kennisdatabank, website Stad, softwareprogramma’s, internetsites en werkt mee aan het up-to-date houden van de informatie. Je signaleert tijdig knelpunten die burgers ervaren in dienstverlening.
• Als frontofficemedewerker bij de afdeling Burgerzaken kom je terecht in één van de verschillende teams: Bevolking, Andere Nationaliteiten, Burgerlijke stand.
  • Als loketmedewerker binnen deze afdeling ontvang je hoofdzakelijk burgers aan je loket en geef je hen correcte informatie over de verschillende producten van Burgerzaken. Ook telefonisch en per mail sta je hen te woord.
  • Naast je loketfunctie verwerk je ook administratie aan je loket of in de backoffice. Je werkt steeds nauwkeurig en volgens de geldende onderrichtingen en gebruikt dagelijks de courante MS Office toepassingen en afdelingsspecifieke softwareprogramma’s.
  • In eerste instantie help je mee met de basisdienstverlening zoals eID’s, kids-ID’s, reispassen, etc… Na een inwerkperiode zal je mee instaan voor een ruimer productenpakket van één of meerdere teams.  
• Als frontofficemedewerker bij de Verkeerswinkel verzorg je alle klantcontacten én de administratieve afhandeling i.v.m. de dienstverlening rond parkeren, vergunningen inname openbaar domein en andere producten i.v.m. mobiliteit.

Als frontofficemedewerker van de Directie dienstverlening werk je in Hasselt en mogelijks ook in Kortessem binnen ruime openingsuren. Je wordt dagelijks ingeroosterd conform deze openingsuren. In beurtrol verzorg je de avonddiensten tot 20u, op dinsdag (in Hasselt) en op donderdag (in Kortessem). Ruw geschat komt dit neer op ongeveer 1 à 2 keer per maand.

• Hasselt: ma-woe-do: 9u-17u, di: 9-20u, vrij: 9u-16u
• Kortessem: ma-di: 9u-12u30, woe: 9u-17u, do: 9u-20u, vrij: 9u-12u30

Als frontofficemedewerker kom je dagelijks in contact met de persoonlijke gegevens van onze burgers. Hierbij stel je je discreet op en heb je respect voor de GDPR-wetgeving. Privacy draag je hoog in het vaandel.

Vereisten

• Je hebt bij voorkeur 2 jaar relevante (administratieve) ervaring in een klantgerichte context.
• Je hebt bij voorkeur ervaring met digitale administratieve verwerking, zoals het registreren van dossiers, aanvragen of meldingen in informatiesystemen.
• Je bent bij voorkeur vertrouwd met klantcontact via meerdere kanalen (loket, telefoon, mail, etc..)
• Je beschikt over zeer goede kennis van het Nederlands en kan helder en correct communiceren, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaring in een organisatie met vaste procedures of regelgeving (vb. overheid, publieke dienstverlening,) is een pluspunt.
• Je hebt een grondige kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook)
• Je bent flexibel om je werkritme af te stemmen op de klantbehoefte, de planning en de noden van het team
• Je kan zelfstandig werken en bent steeds nauwkeurig
• Je voldoet aan de algemene aanwervingsvoorwaarden (zie website staat Hasselt)

Must-have

• Graduaatsopleiding (HBO5)
• Graduaat (Hoger beroepsonderwijs) Secundair onderwijs Bachelor

Nice-to-have

• 2 jaar relevante ervaring,
• De toegang en verplaatsingen van personen binnen de organisatie, sites en lokalen controleren

  Een boodschap noteren

  Een gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspecten

  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners

  Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefon...

  Personen onthalen en hun vraag identificeren

  Telefonische oproepen aannemen

  Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
• Nederlands

Wij bieden

• Departement Dienstverlening: Dienst Burgerzaken - Dienst KCC - Dienst Verkeerswinkel
• Jouw werkadres: Limburgplein 1, Hasselt en Kerkplein 11, Kortessem
• Contractueel, onbepaalde duur.
• Voltijds
• Schaal: C1-C2-C3
• Je bruto maandloon bedraagt minimum 2.557 euro (2 anc in C1) en maximum 3959 euro (27j anc in C1)

Bekijk hier je extralegale voordelen

• Je werkrooster is flexibel, zodat werk- en privétijd in evenwicht blijven.
• Laat je functie het toe? Dan kun je regelmatig telewerken.
• Je wordt nóg beter in je job dankzij tijd en ruimte voor opleidingen. Bovendien krijg je de kans om binnen de organisatie te groeien en met onze begeleiding je talenten te ontplooien.
• Je ontvangt maaltijdcheques van 5,50 euro per werkdag.
• We geloven in duurzame mobiliteit en bieden je daarom de mogelijkheid om een (elektrische) fiets te leasen.
• Je ontvangt 0,37 euro per kilometer als je naar het werk fietst en/of een terugbetaling van 100 procent als je pendelt via het openbaar vervoer.
• Je hebt een gratis hospitalisatieverzekering (met een voordelig tarief voor je gezinsleden). Bovendien kun je bijkomend aansluiten bij een voordelige ongevallenverzekering voor jezelf en je gezin.
• Je kan rekenen op een tweede pensioenpijler.
• Je geniet van een heel aantrekkelijk verlofstelsel: 30 verlofdagen, 14 feestdagen en 2 dienstvrijstellingsdagen. Daarnaast krijg je minstens 1 dag leeftijdsverlof vanaf 45 jaar. Ook krijg je elk jaar een halve dag vrij om samen met je collega’s te gaan sporten.
• Je krijgt tal van personeelsvoordelen zoals korting bij verschillende winkels of webshops via Benefits at work, een gratis zwempas en bibkaart voor jou en je gezin, groepsaankopen en allerlei leuke personeelsactiviteiten. 

Groei met ons mee

Bedrijfsinformatie

Sollicitatieprocedure