Doel van de functie

De Operationeel Dossierbeheerder staat in voor het volledig en correct beheer van reisdossiers binnen de tour operator-activiteiten. Hij/zij zorgt ervoor dat alle praktische en administratieve aspecten van reizen nauwkeurig worden voorbereid, opgevolgd en uitgevoerd, zodat klanten kunnen genieten van een zorgeloze en kwalitatieve reiservaring.

De functie vormt een essentiële schakel tussen verkoop, leveranciers, interne teams en reizigers.

Kernverantwoordelijkheden 1. Beheer van reisdossiers

• Aanmaken, vervolledigen en opvolgen van individuele en groepsdossiers van bevestiging tot na terugkeer.
• Controleren van reservaties, boekingen en reisgegevens op volledigheid en correctheid.
• Zorgen voor een consistente en correcte dossieradministratie in de gebruikte systemen.

2. Reservaties & leverancierscontact

• Boeken en bevestigen van toeristische diensten zoals hotels, vluchten, transfers, excursies en gidsen.
• Dagelijks contact met hotels, luchtvaartmaatschappijen, transporteurs en lokale partners.
• Opvolgen van beschikbaarheden, allotments, aanbetalingen en deadlines.

3. Reisdocumenten & klantcommunicatie

• Voorbereiden en versturen van reisdocumenten (programma’s, vouchers, tickets, praktische info).
• Correct informeren van klanten over reisdetails, formaliteiten, bagage, visa en verzekeringen.
• Beantwoorden van vragen van klanten voor vertrek op een duidelijke en klantgerichte manier.

4. Operationele opvolging voor en tijdens de reis

• Opvolgen van last‑minute wijzigingen (vluchtaanpassingen, hotelwijzigingen, annulaties).
• Meewerken aan oplossingen bij operationele problemen voor of tijdens de reis.
• Correct documenteren van wijzigingen en afspraken in het dossier.

5. Kwaliteit & nazorg

• Verwerken van feedback, opmerkingen of klachten na terugkomst.
• Registreren van operationele incidenten en meewerken aan verbeteracties.
• Bijdragen aan een continue verbetering van processen en klantbeleving.

6. Interne samenwerking

• Nauwe samenwerking met sales, productmanagement en operationele verantwoordelijken.
• Tijdig signaleren van knelpunten of risico’s in dossiers.
• Actief bijdragen aan een vlotte en gestructureerde werking van het operationele team.

Plaats in de organisatie

• Rapporteert aan: Operationeel Verantwoordelijke / Teamleader Operations
• Werkt nauw samen met: sales, productmanagers, leveranciers en klanten