Ben jij een organisatietalent met een hart voor onderwijs? Wil je een sleutelrol opnemen in de ondersteuning van een dynamisch departement binnen een hogeschool? Werk je nauwkeurig, klantgericht en hou je ervan om structuur te brengen? Draag je graag bij aan een kwaliteitsvolle dienstverlening voor zowel personeel als studenten?
Dan is deze functie jou op het lijf geschreven.

Het departement Onderwijs en Training zoekt een medewerker die autonoom administratieve, organisatorische en inhoudelijke opdrachten kan uitvoeren. Je houdt daarbij rekening met geldende afspraken, deadlines en procedures. Op deze manier zorg je mee voor een vlotte administratieve werking van het departement en een kwaliteitsvolle dienstverlening. Samen met je collega’s zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt en bied je ondersteuning aan zowel lectoren als studenten. Je takenpakket is divers en uitdagend, en geen dag is hetzelfde!

Voor de lerarenopleiding Secundair Onderwijs (50%) sta je in voor:

• Het ondersteunen van de stagecoördinator bij administratieve en organisatorische taken.
• Het opstarten van stage- en studentendossiers en het waken over de volledigheid van de vereiste documenten.
• Het beheren van planningen voor stageperiodes en stage-infomomenten.
• Het voorbereiden van de praktische organisatie van intramurosstages.
• Het ondersteunen van de communicatie naar studenten, stageplaatsen en lectoren.
• Het beheren en opvolgen van gegevens, attesten en contracten.
• Het ontwerpen van materialen en documenten voor stage-infomomenten, werkveldcommissies, overlegorganen en stagebezoeken.
• Het deelnemen aan teammomenten en professionaliseringsinitiatieven.
• Het mee beheren van agenda’s en afspraken.

Voor het departement Onderwijs & Training (20%) sta je in voor:

• Het organiseren en bijwonen van interne en externe infomomenten (soms ’s avonds of tijdens weekends, gemiddeld ± 4 keer per jaar).
• Het proactief opvolgen en uitvoeren van recurrente taken binnen de vastgelegde maand- en jaarkalender, met respect voor deadlines en planning.
• Het praktisch organiseren van overlegmomenten en andere activiteiten binnen de entiteit, met interne en/of externe deelnemers, en het voorzien van de nodige logistieke ondersteuning.
• Het verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie (met studenten, collega’s en externe partners), zowel digitaal als fysiek, volgens de prioriteiten die werden afgestemd met de leidinggevende.
• Het reserveren en beheren van lokalen.
• Het opvolgen van evoluties en ontwikkelingen, zowel inhoudelijk als op het vlak van regelgeving. Je wisselt ervaringen uit met collega’s, neemt deel aan opleidingen en volgt relevante wet- en regelgeving op.
• Het bijwonen van interne werkgroepen.
• Het mee beheren van agenda’s en afspraken.