Functieomschrijving
De Universiteit Gent is een wereld op zich. 15.000 medewerkers zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten.
Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio.
Binnen het team onderzoeksprojecten Vlaams Federaal en Bijzonder Onderzoekfonds, Universiteitsdienst 1, functiedomein Onderzoek, sta je mee in voor de administratieve opvolging van de oproepen van Vlaamse en Federale financierende instanties.
- Je bent mee verantwoordelijk voor het contractueel, administratief en financieel beheer van onderzoeksprojecten en onderzoeksmandaten toegekend door het FWO en andere Vlaamse en federale financiers, inclusief de ondersteuning van de promotoren, projectmedewerkers en mandaathouders
- Je staat in voor het financieel beheer van projecten en mandaten, voornamelijk toegekend door het FWO en sporadisch ook door andere Vlaamse en Federale financiers, en dit vanaf de opstart tot en met de afsluitingsfase
- Je geeft advies aan collega's en onderzoekers met betrekking tot de richtlijnen en reglementen zowel van het FWO als de Universiteit Gent
- Je volgt, samen met de collega's binnen het team, generieke mailboxen mee op, hierbij geef je advies rond het financieel beheer van projecten en mandaten en budgetopvolging algemeen
- Je staat in voor het inbrengen van de financiële gegevens van nieuwe projecten in het financieel boekhoudkundig systeem (SAP) van de Universiteit Gent met inbegrip van het opladen van budgetten
- Je registreert en houdt de wijzigingen bij van de financiële gegevens van toegekende projecten in het financieel boekhoudkundig systeem (SAP)
- Je registreert en volgt de (ethische) adviezen en attesten op die vereist zijn bij de start van de wetenschappelijke onderzoeksactiviteiten gefinancierd via diverse types projecten voor wetenschappelijk onderzoek
- Je geeft wegwijs info rond het financieel boekhoudkundig systeem (SAP) aan collega's en onderzoekers
- Je biedt ad hoc ondersteuning bij taken van collega's in het team en indien nodig ook voor andere teams
- Je onderhoudt nauwe contacten met collega's binnen verscheidene andere directies (HR, Financiën) en faculteiten (Front Officers), en biedt in je taak als Back Officer indien nodig de nodige opleiding op de daartoe georganiseerde afstemmingen tussen Back en Front Office
Vereisten
Kennis en ervaring
- Je hebt een goede kennis van het Nederlands en het Engels, zowel mondeling als schriftelijk
- Je hebt bij voorkeur enige ervaring met de financiële opvolging van projecten
- Je bent vertrouwd met de courante MS Office toepassingen (zoals mailbox, tekstverwerking, rekenblad en presentaties, …) en hebt aantoonbare affiniteit met organisatiespecifieke software
- Je bent bereid om het financieel boekhoudkundig softwarepakket SAP aan te leren. Ervaring op gebruikersniveau met SAP is een pluspunt
Algemene competenties
- Je bent team- en klantgericht
- Je bent analytisch sterk en bent goed met cijfers
- Je bent administratief en planmatig sterk
- Je kan goed omgaan met deadlines en bent stressbestendig
- Je beschikt over goede organisatorische vaardigheden (bijvoorbeeld ondersteunen praktische organisatie van infosessies)
- Je ondersteunt graag anderen en draagt actief bij aan een positieve samenwerking in team
- Je bent sociaal vaardig en kan goed communiceren
- Je kan zelfstandig werken
- Je handelt proactief, denkt oplossingsgericht en toont zin voor initiatief
- Je hebt een groot verantwoordelijksgevoel
Must-have
- Professionele bachelor
- Bachelor
Nice-to-have
Wij bieden
Werken bij UGent betekent
- een boeiende job bij een stabiele en maatschappelijk relevante werkgever
- een aantrekkelijk en transparant salaris
- een maandelijkse nettovergoeding
- ecocheques
- vakantiegeld en eindejaarstoelage
- een aanvullend pensioenplan (voor contractuele medewerkers) of overheidspensioen (voor statutaire medewerkers)
- een hospitalisatieverzekering (met de mogelijkheid om ook gezinsleden aan te sluiten)
- 36 dagen vakantieverlof (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week) aangevuld met jaarlijks vastgelegde brugdagen
- terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
- een ruim vormings- en opleidingsaanbod
- ...
Voor het volledige aanbod verwijzen we graag door naar het vacaturebericht op de jobsite van de UGent: www.ugent.be/jobs
Groei met ons mee
Bedrijfsinformatie
Sollicitatieprocedure
U
Dossierbeheerder Vlaamse en federale onderzoeksprojecten
UNIVERSITEIT GENT
- 9000 GENT, België
- Geplaatst op 02/06/2026
- Voltijds
- Onbepaalde duur
- Professionele bachelor