Functieomschrijving

Over ons

Rasschaert advocaten, opgericht in 2010, werkt uitsluitend voor lokale openbare besturen, zorg- en onderwijssector en andere non-profit organisaties in Vlaanderen en Brussel. Ons team ontzorgt dagelijks verschillende lokale besturen, ziekenhuizen, openbare woonzorgcentra, voorzieningen voor personen met een beperking, OCMW’s , scholen & universiteiten, welzijnsorganisaties, wijkgezondheidscentra, diensten geestelijke gezondheid, CAW’s, gemeentebedrijven, intergemeentelijke verenigingen, politiezones en hulpverleningszones.

Wij vertegenwoordigen onze cliënten voor de rechtbanken in gerechtelijke procedures en allerhande betwistingen. Daarnaast geven we ook juridisch en strategisch advies bij dossiers buiten de rechtbank, onderhandelingen, procedures of projecten.

Het succes van Rasschaert Advocaten is te danken aan oprichter & advocaat Wim Rasschaert met een gedreven team van 15 advocaten & juridisch adviseurs én een samenwerking met externe experten.

We leveren voor onze klanten diensten in nagenoeg alle rechtsdomeinen. Ons kantoor heeft 1 administratieve duizendpoot Annita. Zij kijkt – na 10 jaar dienst – alvast uit naar haar pensioen in september 2027. Om haar uitgebreide takenpakket over te nemen gaan we nu al specifiek op zoek naar een onthaal- en secretariaatsmedewerker!

Vacature: Onthaal- en Secretariaatsmedewerker (m/v/x)

Ben jij een organisatorisch talent dat energie haalt uit structuur, klantcontact en administratieve veelzijdigheid?

Voor onze organisatie zoeken we een enthousiaste Onthaal- en Secretariaatsmedewerker die een centrale rol wil opnemen in ons dagelijks kantoorbeheer.

Jouw rol

Je wordt het eerste aanspreekpunt voor klanten, leveranciers en collega’s. Je verzorgt het (telefonisch) onthaal, de facturatie en zorgt ervoor dat alles administratief op rolletjes loopt. Dankzij jouw nauwkeurigheid, warme communicatie en proactieve houding blijft ons kantoor vlot draaien.

Jouw takenpakket

Onthaal & communicatie

• Professioneel onthaal van klanten en leveranciers, inclusief het aanbieden van koffie en begeleiding.
• Afhandelen van inkomende telefoons op een klantgerichte én efficiënte manier.
• Opvolgen van de mailbox “secretariaat”.

Administratie & secretariaat

• Agendering van vergaderingen en opleidingen.
• Opvolgen van de afwezigheidskalender.
• Archiveren en beheren van digitale dossiers (KLEOS).
• Voorbereiden en verwerken van briefwisseling, inclusief audits.
• Bestellingen en economaat beheren (boeken, kantoorartikelen, drank, postdiensten…).

Facturatie & financiële administratie

• Uitgaande facturatie voor dossiers en opleidingen (KLEOS).
• Inkomende facturatie verwerken via Exact Online en PEPPOL.
• Betaling van gerechtskosten opvolgen.
• Herinneringen en doorfacturatie voorbereiden.

Ondersteunende taken

• Inschrijvingen voor opleidingen administratief verwerken.
• Koffiemachine ontkalken, planten water geven, brievenbus legen.
• Naar postkantoor gaan, …..

Vereisten

Wie zoeken we

• Je bent communicatief, klantgericht en discreet.
• Je werkt nauwkeurig en houdt van structuur.
• Je kan vlot overweg met digitale tools (Exact Online, KLEOS, …).
• Je bent proactief en denkt graag mee over efficiëntere processen.
• Je werkt graag in een dynamische omgeving met veel variatie.

Must-have

• Professionele bachelor
• Bachelor

Nice-to-have

• 2 jaar relevante ervaring,
• Klanten, leveranciers, bezoekers ontvangen en oriënteren

  Boodschappen noteren en afspraken vastleggen

  Documenten invoeren of digitaliseren (handgeschreven teksten, cheques, ...)

  Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren

  Gegevens voor de opvolging van de activiteit bijwerken (situatieoverzichten, resultatentabellen, ...)

  Notities nemen die worden gedicteerd of integraal noteren wat er gezegd wordt tijdens vergaderingen, conferenties, ...

  E-mails behandelen

  De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen

  Kopieerwerk verrichten

  Bestellingen plaatsen

  Professionele dossiers (klantendossiers, vorderingen, ...) voorbereiden en opvolgen (bijwerken, afsluiten, ...)
• Meningen en hun gevolgen tegen elkaar afwegen aan de hand van relevante criteria.

  Kansen zien en uit eigen beweging acties ondernemen.

  Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.

  Aandacht hebben voor kwaliteit en fouten voorkomen.

  Handelen in overeenstemming met de waarden en normen van de organisatie.

  Doelgericht handelen.

  Gedrag of werkwijze gemakkelijk aanpassen aan veranderende situaties en verschillende personen.

  Taken uitvoeren zonder ondersteuning of toezicht van anderen.

  Algemeen aanvaarde normen volgen.

  Rekening houden met de wensen en behoeften van klanten en hiernaar handelen.

  Ontleden van een probleem en aanvullende informatie zoeken.

  Doelen en prioriteiten bepalen en aangeven hoe ze te bereiken.

  De markt opvolgen en inspelen op de behoeften ervan.
• Nederlands

Wij bieden

Wat bieden wij?

• Een afwisselende functie met verantwoordelijkheid.
• Een warm team dat samenwerking en open communicatie waardeert.
• Mogelijkheid om mee te bouwen aan nieuwe processen.
• Marktconforme verloning en groeikansen.
• Dit is een fulltime functie (vanaf sept. ’27) maar in de aanloop en in functie van de intensieve opleiding die Annita zal bieden zouden we asap starten in een parttime ritme.

Groei met ons mee

Bedrijfsinformatie

Sollicitatieprocedure