Functieomschrijving

Heyo is een landelijk erkende vzw in Gent die jaarlijks voor meer dan 30 000 kinderen en jongeren onvergetelijke vakantiekampen organiseert. Ons team administratie en communicatie staat elke dag paraat voor vragen van ouders en monitoren wanneer het gaat over inschrijvingen, betalingen, gebeurtenissen op vakantiekamp… Dit doen ze zowel telefonisch als per mail. Tijdens de drukke zomervakantie kunnen we heel wat hulp gebruiken en dus zijn we op zoek naar extra ondersteuning van een team jobstudenten.

• Vol enthousiasme en met een flinke dosis stressbestendigheid maak je deel uit van het ADCO team.
• Je helpt mee om alle vragen en opmerkingen van ouders en monitoren klantvriendelijk en vlot te beantwoorden.
• Je staat mee in voor de telefonische en elektronische inschrijvingen, het beheer van de algemene mailbox, het opvolgen van betalingen, het behandelen van klachten, het verwerken van afwezigheden op vakantiekamp en je geeft monitoren advies bij mogelijke ongevallen of andere gebeurtenissen op vakantiekamp.

Vereisten

• Door je empathisch vermogen luister je met geduld en begrip naar het verhaal van de ouder.
• Je hebt ervaring in een administratieve en/of communicatieve vakantiejob of volgt een opleiding waar deze elementen centraal staan.
• Je bent stressbestendig en denkt oplossingsgericht om zo vlot te kunnen inspelen op uiteenlopende omstandigheden op vakantiekamp.
• Je bent een echte multitasker en je beschikt over voldoende maturiteit en zelfzekerheid om snel te kunnen handelen in een crisissituatie.
• Je kan vlot en correct in het algemeen Nederlands communiceren, zowel schriftelijk als mondeling. Een woordje Frans en Engels spreken is mooi meegenomen.
• Jouw spontane glimlach en enthousiasme zorgen ervoor dat elk telefoongesprek en mailcontact een aangenaam contact is.
• Je houdt van structuur, hebt oog voor detail. Elk telefoongesprek of elke mail worden door jou netjes en tot in de puntjes geregistreerd en opgevolgd.
• Je kan zelfstandig werken, maar bent ook een echte teamplayer.
• Ervaring in het jeugdwerk, pedagogische, en/of EHBO-achtergrondkennis geeft je een streepje voor.
• Je hebt geen 9 to 5 mentaliteit en bent bereid om af en toe in het weekend te werken.

Must-have

Nice-to-have

• Bestellingen plaatsen

  Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren

  Professionele dossiers (klantendossiers, vorderingen, ...) voorbereiden en opvolgen (bijwerken, afsluiten, ...)

  E-mails behandelen

  De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen

  Kopieerwerk verrichten

  Notities nemen die worden gedicteerd of integraal noteren wat er gezegd wordt tijdens vergaderingen, conferenties, ...

  Documenten invoeren of digitaliseren (handgeschreven teksten, cheques, ...)
• Taken uitvoeren zonder ondersteuning of toezicht van anderen.

  Aandacht hebben voor gevoelens en behoeften van anderen en er gepast op reageren.

  Ontleden van een probleem en aanvullende informatie zoeken.

  Een standpunt innemen en actie ondernemen.

  Handelen in overeenstemming met de waarden en normen van de organisatie.

  Meningen en hun gevolgen tegen elkaar afwegen aan de hand van relevante criteria.

  Gedrag of werkwijze gemakkelijk aanpassen aan veranderende situaties en verschillende personen.

  Samenwerken om tot een gezamenlijk resultaat te komen.

  Algemeen aanvaarde normen volgen.

  Rekening houden met de wensen en behoeften van klanten en hiernaar handelen.

  Anderen overtuigen dat jouw mening, visie of aanpak de juiste is.

  Respectvol opkomen voor je eigen mening.
• Engels

  Nederlands

  Frans

Wij bieden

• Een écht leerrijke studentenjob in de zomervakantie.
• Een 38 uren week tussen 7.30 uur en 18.15 uur.
• Een verloning van €13,55 per uur + woon-werkverkeer.
• Een creatieve sociale sfeer met veel openheid, eerlijkheid en spontaniteit.
• Een interne opleiding vóór de start van de zomervakantie.
• Een jong en hecht team waar samenhorigheid en elkaar ondersteunen centraal staan.
• Een echte werkervaring waarin jij het verschil kan maken.

Groei met ons mee

Bedrijfsinformatie

Sollicitatieprocedure