Functieomschrijving

Als Office Assistant maak jij deel uit van het kloppend hart van ons advocatenkantoor en ben je, samen met jouw office collega's, verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van onze advocatenteams. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse administratieve processen vlot en correct verlopen. Je taken zijn eerder repetitief, duidelijk omlijnd maar ook gevarieerd:

• Je ondersteunt onze advocaten bij hun dossiers: briefwisseling, stukkenbundels maken, enz.
• Je beheert agenda’s en plant afspraken efficiënt in.
• Je maakt nieuwe klantendossiers aan en zorgt voor een vlotte administratieve opvolging.
• Je bent het eerste aanspreekpunt aan de telefoon en aan het onthaal: vriendelijk, professioneel en behulpzaam.
• Je ondersteunt teamleads bij hun agendabeheer en afspraken, teammeetings, enz.
• Je werkt vlot met klassieke softwareprogramma’s én staat open voor het gebruik van moderne AI-tools.
• Je staat in voor de algemene werking van het kantoor: van voorraadbeheer tot het ondersteunen van interne processen.
• Je bent bereid om af en toe naar onze andere vestigingen te gaan voor ondersteuning.

Vereisten

• Je hebt ervaring in een gelijkaardige administratieve rol of sterke motivatie om je hierin te verdiepen. Ervaring in de juridische sector is een plus.
• Administratieve ondersteuning is jouw ding en je haalt energie uit het uitvoeren van terugkerende taken.
• Je leert snel, werkt nauwkeurig, zelfstandig en met oog voor detail.
• Je bent een echte teamplayer die energie krijgt van de samenwerking met de mensen om zich heen.
• Je bent communicatief sterk, mondeling en schriftelijk: perfect Nederlandstalig en je weet cliënten te woord te staan in het Frans en het Engels.
• Je bent flexibel en weet goed om te gaan met deadlines.
• Je bent een enthousiaste gebruiker van IT en bent geboeid door de uitdagingen van AI.
• Je bent discreet en hebt een vlotte en professionele houding.

Must-have

• Professionele bachelor
• Professionele bachelor

Nice-to-have

• Professionele dossiers (klantendossiers, vorderingen, ...) voorbereiden en opvolgen (bijwerken, afsluiten, ...)

  Kopieerwerk verrichten

  Boodschappen noteren en afspraken vastleggen

  Bestellingen plaatsen

  E-mails behandelen

  Notities nemen die worden gedicteerd of integraal noteren wat er gezegd wordt tijdens vergaderingen, conferenties, ...

  Gegevens voor de opvolging van de activiteit bijwerken (situatieoverzichten, resultatentabellen, ...)

  De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen

  Klanten, leveranciers, bezoekers ontvangen en oriënteren

  Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren

  Documenten invoeren of digitaliseren (handgeschreven teksten, cheques, ...)
• Efficiënt blijven functioneren onder sterke druk, in moeilijke situaties of bij tegenslag.

  Taken uitvoeren zonder ondersteuning of toezicht van anderen.

  Algemeen aanvaarde normen volgen.

  Gedrag of werkwijze gemakkelijk aanpassen aan veranderende situaties en verschillende personen.

  Meningen en hun gevolgen tegen elkaar afwegen aan de hand van relevante criteria.

  Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.

  Samenwerken om tot een gezamenlijk resultaat te komen.

  Doelgericht handelen.

  Rekening houden met de wensen en behoeften van klanten en hiernaar handelen.
• Nederlands

  Frans

  Engels

Wij bieden

• Een warme en motiverende werkomgeving in een van de meest innoverende kantoren in Europa waar je elke dag nieuwe ervaringen opdoet en waar jouw bijdrage echt telt.
• Een gevarieerde functie met ruimte voor initiatief en persoonlijke groei.
• Een marktconform loonpakket met extralegale voordelen.
• De kans om mee te bouwen aan een modern en toekomstgericht advocatenkantoor.
• Onze teambuildings en funactiviteiten zijn legendarisch, die wil je echt niet missen!

Bij ons krijg je niet alleen de kans om je administratieve (en juridische?) ervaring in te zetten, maar ook om deel uit te maken van een team dat jouw groei en ontwikkeling centraal stelt. Je komt terecht in een kantoor dat vooruitkijkt, innoveert, en jou helpt om te groeien in jouw job.

Groei met ons mee

Bedrijfsinformatie

Sollicitatieprocedure