Ga terug

  • Functieomschrijving

  • Vereisten

  • Wij bieden

  • Jouw groei

  • Bedrijfsinformatie

  • Sollicitatieprocedure

Ga terug

  • Functieomschrijving

  • Vereisten

  • Wij bieden

  • Jouw groei

  • Bedrijfsinformatie

  • Sollicitatieprocedure

Functieomschrijving

Intinya Law is op zoek naar een gemotiveerde office manager als aanspreekpunt en ter ondersteuning van haar advocaten actief in het ondernemingsrecht.

Als office manager combineer je organisatorisch talent met inzicht in juridische processen en ondersteun je zowel de medewerkers als de vennoten op operationeel en administratief vlak.

Je bent verantwoordelijk voor het efficiënt beheer van kantoorprocessen en ondersteunende systemen.

Je staat onder meer in voor:

  • Het coördineren en optimaliseren van de dagelijkse kantoorwerking.
  • Het onthaal van de cliënten en het aannemen van telefonische oproepen.
  • Een proactieve administratieve ondersteuning van de advocaten, waaronder het agendabeheer, het verwerken van briefwisseling, e-mailverkeer en juridische documenten, het opstellen van briefwisseling en het samenstellen van stukkenbundels en pleitdossiers.
  • Het opvolgen van de contacten met leveranciers (IT-partners, schoonmaakbedrijf, etc.) en het bestellen van kantoorbenodigdheden.
  • Het organiseren van bijeenkomsten en teamactiviteiten.

Vereisten

Dit verwachten we van jou:

  • Bachelordiploma in administratie, officemanagement of relevante ervaring opgebouwd.
  • Goede kennis van het MS Office pakket (Outlook, Word, Excel).
  • Verzorgde en professionele communicatie (mondeling en schriftelijk).
  • Vlotte schrijfstijl met oog voor detail.
  • Stressbestendig.
  • Proactief, nauwkeurig, energiek en professioneel betrokken.
  • Organisatorisch sterk, oplossingsgericht en zelfstandig.
  • Integer, discreet en klantgericht.

Must-have

  • Professionele bachelor
  • Professionele bachelor: Economie en organisatie

Nice-to-have

  • Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren
    Klanten, leveranciers, bezoekers ontvangen en oriënteren
    E-mails behandelen
    Professionele dossiers (klantendossiers, vorderingen, ...) voorbereiden en opvolgen (bijwerken, afsluiten, ...)
    Boodschappen noteren en afspraken vastleggen
    De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
    Documenten invoeren of digitaliseren (handgeschreven teksten, cheques, ...)
    Bestellingen plaatsen
    Kopieerwerk verrichten
  • Gedrag of werkwijze gemakkelijk aanpassen aan veranderende situaties en verschillende personen.
    Aandacht hebben voor kwaliteit en fouten voorkomen.
    Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.
    Taken uitvoeren zonder ondersteuning of toezicht van anderen.
    Kansen zien en uit eigen beweging acties ondernemen.
    Rekening houden met de wensen en behoeften van klanten en hiernaar handelen.
    Efficiënt blijven functioneren onder sterke druk, in moeilijke situaties of bij tegenslag.
    Algemeen aanvaarde normen volgen.
    Problemen oplossen met behulp van denk- en werkwijzen uit de informatica.
  • Frans
    Engels
    Nederlands

Wij bieden

Dit kan je van ons verwachten:

  • Voltijdse tewerkstelling van 9.00 uur tot 17.30 uur
  • 12 ADV-dagen
  • Een dynamische, moderne en aangename werkomgeving
  • Je komt terecht in een jong en gemotiveerd team.
  • Het kantoor zet sterk in op digitalisering om een vlotte administratieve werking te garanderen.
  • Gevarieerd takenpakket
  • Aantrekkelijke verloning en GSM
  • Goede begeleiding

Groei met ons mee

    Bedrijfsinformatie

      Sollicitatieprocedure

        Job image
        I

        Legal office manager

        INTINYA LAW

        Bekijk deze vacature ook via VDAB