Functieomschrijving

De centrale diensten van GO! Scholengroep Brussel nemen heel wat taken op om onze 42 basis- en 18 secundaire scholen, 32 kinderdagverblijven, 5 academies, 4 internaten, het centrum voor volwassenenonderwijs en het centrum voor leerlingenbegeleiding te ondersteunen zodat zij zich voluit kunnen inzetten op kwaliteitsvol onderwijs en zorg. Als onthaalbediende ben je het eerste aanspreekpunt van de scholengroep en draag je onze kernwaarden uit. Je werkt dagelijks samen met collega's (administratief medewerkers op alle centrale diensten) en in het bijzonder met de directiesecretariaatsmedewerker van de scholengroep. Sporadisch (op wekelijkse basis) werk je eveneens samen met leerlingen van de opleiding ‘onthaal’ die als stagiair vanuit de secundaire school GO! SO Victor Horta de ‘knepen van het vak’ leren en je ondersteunen bij het uitvoeren van je job. Naast het algemeen onthaal verzorg je ook de basisadministratie voor het opleidingscentrum 'Clever' (een samenwerkingsverband tussen GO! Scholengroepen Un!k, Scoop en Brussel). Jouw job bestaat onder meer uit volgende kerntaken: - professioneel onthalen (en registreren) van bezoekers; - telefonisch te woord staan van interne en externe contacten; - beheren van briefwisseling, aangetekende zendingen, pakjes, ... ; - reserveren en beheren van vergaderzalen; - bestellen en beheren van kantoor- en promomateriaal; - sturen en coachen van leerlingen-stagiairs; - ... Daarnaast zal je ook worden ingeschakeld voor algemene administratieve taken, afh. van de behoefte vanuit diverse diensten, op maat van jouw opleidings- en persoonlijkheidsprofiel.

Vereisten

- je bent klantvriendelijk en collegiaal - je bent een stipt en nauwkeurig organisatietalent - je communiceert helder en vlot - je bent flexibel en erg praktisch ingesteld - je gaat professioneel om met vertrouwelijke informatie - je hebt coachende vaardigheden en kan leerlinggericht werken - kennis van het Frans is een pluspunt - je bent minimaal in het bezit van een secundair diploma, ook HOKT-diploma's komen in aanmerking - je wordt betaald in het barema conform je opleidingsniveau (HSO = barema 202, HOKT = barema 158) - een brede kennis van algemene administratie is een troef

Must-have

• Middelbare school (A2)
• Secundair onderwijs

Nice-to-have

• De toegang en verplaatsingen van personen binnen de organisatie, sites en lokalen controleren

  Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen, ... van documenten

  Aanplakborden, informatie en bedrijfspubliciteit voor bezoekers actueel houden

  Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren

  Een gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspecten

  Personen onthalen en hun vraag identificeren

  Een boodschap noteren

  Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats

  Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefon...

  Telefonische oproepen aannemen

  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
• Ontwikkelen van nieuwe producten, diensten, processen en structuren.

  Handelen in overeenstemming met de waarden en normen van de organisatie.

  Taken uitvoeren zonder ondersteuning of toezicht van anderen.

  Gedrag of werkwijze gemakkelijk aanpassen aan veranderende situaties en verschillende personen.

  Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.

  Rekening houden met de wensen en behoeften van klanten en hiernaar handelen.

  Samenwerken om tot een gezamenlijk resultaat te komen.

  Doelgericht handelen.

  Doelen en prioriteiten bepalen en aangeven hoe ze te bereiken.
• Frans

  Nederlands

Wij bieden

Je krijgt een voltijds contract van onbepaalde duur en je geniet van alle schoolvakanties (in alle vakantieperiodes samen werk je 12 dagen, waarvan de meeste dagen in de zomervakantie, verspreid over de eerste week van juli en de laatste 2 weken van augustus). Je komt terecht in een collegiale en open-minded organisatie met maatschappelijke impact. Momenteel is de scholengroep gehuisvest in Evere (op de campus van GO! SO Victor Horta). Op deze campus zijn we gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer en is er voldoende gratis parkeergelegenheid. De scholengroep verhuist binnen enkele maanden naar één van haar schooldomeinen in Laken (in de gebouwen van de kunsthumaniora, vlakbij station Bockstael), waar we nog gemakkelijker bereikbaar zijn met het openbaar vervoer, maar waar geen gratis parkeergelegenheid is. Woon-werkverkeer met het openbaar vervoer wordt 100% terugbetaald. Je werkt op woensdagnamiddag, maar bent vrij op één van de andere namiddagen in de week (in samenspraak te bepalen).

Groei met ons mee

Bedrijfsinformatie

Sollicitatieprocedure