De Associatie KU Leuven zoekt een Senior Office Manager die instaat voor de financiële en inhoudelijke ondersteuning van de professionele werking van de associatiedienst. Je brengt niet alleen correcte cijfers aan, maar ook de nodige analyse en duiding, zodat bestuur en directie gefundeerde beslissingen kunnen nemen.

Op basis van die expertise ondersteun je de bestuursorganen en hun processen en zorg je voor de aansturing van de organisatorische en operationele opvolging. Je zorgt ervoor dat informatie tijdig en helder beschikbaar is zodat processen goed kunnen verlopen.

Daarnaast plan je vergaderingen en bereid je ze voor, beheer je documenten en informatie en ben je een aanspreekpunt voor collega’s, bezoekers en partners. Je ondersteunt ook in communicatie, evenementen, facilitaire processen en HR‑administratie. Zo ben je een betrouwbare spilfiguur in de dagelijkse werking van de associatiedienst.

Taakinhoud

• Je bereidt de opmaak van de begroting en de jaarrekening van de vzw en de Coördinatie voor en volgt deze zorgvuldig op.
• Je verzamelt en verwerkt, in het kader van begroting en jaarrekening, de nodige informatie voor het expertenforum financiering (financieel directeurs associatiepartners) en formuleert voorstellen van conclusies en verwerkt de ontvangen feedback.
• Je treedt op als financieel antenne en kredietbeheerder voor projecten.
• Je staat in voor het office management van de associatiedienst.
• Je ontvangt bezoekers en partners en fungeert als eerste aanspreekpunt.
• Je neemt communicatietaken op in nauwe samenwerking met de stafmedewerker communicatie.
• Je plant en ondersteunt de organisatie van de vergaderingen van de verschillende bestuursorganen.
• Je structureert informatie, beheert documenten en ondersteunt de dagelijkse werking van de dienst.
• Je biedt administratieve ondersteuning door informatie te verzamelen en te ontsluiten, agenda’s op te maken, verslagen te verzorgen en adviezen van het comité en de expertenfora op te stellen.
• Je ondersteunt HR‑processen zoals het onthaal van nieuwe medewerkers en de administratieve opvolging van aanstellingen en detacheringen.
• Je staat in voor de wettelijke publicatieformaliteiten m.b.t. de vzw Associatie KU Leuven.
• Je bent het aanspreekpunt voor facilitaire vragen en neemt de rol van VGM‑contactpersoon op.