Functieomschrijving

Je wordt de personal assistant en administratieve rechterhand van de zaakvoerder en ons team. Je bent de motor achter structuur, planning en een vlot draaiende backoffice in onze gespecialiseerde gezondheids- en beweegstudio.

Je leidt een klein, warm admin‑team
(2 deeltijdse collega’s:
• 14u – administratie, klantenservice & groepslestrainer
• 27u – administratie, social media & klantenservice)
Jij bent voor hen de vertaalslag, de coördinator, de opvolger en de rustbrenger.

Je koppelt wekelijks terug met de zaakvoerder over de stand van zaken van taken.

Je komt terecht in een jonge, groeiende zaak met passievolle collega's die met jou willen bouwen aan IMPROVE. Jij zorgt ervoor dat alle administratieve en organisatorische processen helder, efficiënt en prettig blijven verlopen.

Wat je allemaal doet :

1. Administratie & planning

Je zorgt dat de studio soepel draait.
Je volgt o.a. je team op in volgende taken:

• agenda’s van collega’s inplannen
• inplannen van afspraken voor klanten
• rapportages en notulen uitwerken
• deadlines opvolgen binnen je team
• lessenroosters updaten
• het overzicht bewaren in alle lopende taken en dossiers

2. Backoffice & projectondersteuning

• Je leidt deadlines voor evenementen en interne projecten in goede banen
• Je bewaakt de flow van onze planning
• Je bent het centrale punt dat overzicht creëert en deelt

3. Klantenservice & onthaal

• Je bent met het team het eerste aanspreekpunt voor (nieuwe) klanten
  (mail, telefoon, aan het onthaal)
• Je onthaalt mensen warm en rustig wanneer ze binnenkomen
• Je zorgt dat vragen snel, klantgericht en correct beantwoord worden

4. Communicatie & opvolging van leads

• Je volgt berichten en vragen van leads op
• Je zorgt dat communicatie helder, warm en tijdig gebeurt
• Je ondersteunt commerciële acties waar nodig

5. Financiële administratie

• Facturen opmaken en betalingen opvolgen
• Uitgaven ingeven in het boekhoudprogramma
• Klanten contacteren bij openstaande bedragen
• Kleine ondersteunende boekhoudtaken

6. Contact met externen

• Je onderhoudt contact met leveranciers en andere partners
• Je beheert kantoorbenodigdheden en bestellingen
• Je zorgt dat alles aanwezig is zodat ons team goed kan werken

7. Social media & website

• Je volgt mee onze socials op (taak van een collega die jij coördineert)
• Je maakt eenvoudige aanpassingen op de website (foto’s, teksten, updates,...)
• Je stelt de maandelijkse nieuwsbrief met je team op

8. Prospectie & funnels

• Je voert basisprospectie uit
• Je helpt bij het opmaken van mailfunnels voor nieuwe en zakelijke klanten

Vereisten

Bij IMPROVE kom je terecht in een groeiend en warm team waar je mee kan bouwen aan de toekomst van onze studio én jezelf. Dit mag je verwachten:

Je contract kan organisch meegroeien met jou en met de noden van ons bedrijf.
We bouwen je rustig in en bekijken samen hoeveel uren voor jou haalbaar en wenselijk zijn.
We schatten in dat je +/- 30u zal nodig hebben.

Flexibele werkuren binnen daguren

• Je werkt vooral wanneer je team werkt (voornamelijk daguren).
• Thuiswerk is mogelijk voor bepaalde taken.
• Af en toe kan er een avondprestatie zijn, maar dit blijft beperkt en steeds in overleg.

Werkmateriaal

• Je krijgt een laptop en laptoptas van het werk.
• Je hebt alles wat nodig is om comfortabel te kunnen werken.

Gratis sporten bij IMPROVE

Je kan zelf sporten vlak voor of na je werkuren, op rustige momenten in de studio.
Zo investeer je niet enkel in onze klanten, maar ook in je eigen gezondheid.

Maaltijdcheques & vergoedingen

• Maaltijdcheques
• Fietsvergoeding en kilometervergoeding
• Praktische, eerlijke ondersteuning voor je woon‑werk verplaatsingen

Gezamenlijke IMPROVE‑auto of IMPROVE‑fiets

Voor verplaatsingen (professioneel) kan je gebruikmaken van onze gedeelde wagen of fiets.

Een jong, gepassioneerd team

Je komt terecht in een warme groep collega’s die graag samenwerken, elkaar versterken en met jou willen bouwen aan IMPROVE.

Blijven groeien & leren

Binnen ons team hebben we een brede waaier aan expertises.
Je leert spontaan bij over:

• je eigen lichaam en klachten
• sport en beweging
• voeding en leefstijl
• gezondheid & preventie

Je groeit dus niet enkel in je job, maar ook als mens.

Must-have

Nice-to-have

• 2 jaar relevante ervaring,
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.

  Respectvol opkomen voor je eigen mening.

  Doelgericht handelen.

  Anderen stimuleren in hun professionele en persoonlijke ontwikkeling.

  Aandacht hebben voor kwaliteit en fouten voorkomen.

  Ontleden van een probleem en aanvullende informatie zoeken.

  Algemeen aanvaarde normen volgen.

  Acties ondernemen om je functioneren te verbeteren.

  Taken uitvoeren zonder ondersteuning of toezicht van anderen.

  Samenwerken om tot een gezamenlijk resultaat te komen.

  Aansturen en motiveren van medewerkers om doelstellingen te behalen.

  Rekening houden met de wensen en behoeften van klanten en hiernaar handelen.

  De markt opvolgen en inspelen op de behoeften ervan.

  Handelen in overeenstemming met de waarden en normen van de organisatie.

  Ontwikkelen van nieuwe producten, diensten, processen en structuren.

  Doelen en prioriteiten bepalen en aangeven hoe ze te bereiken.

  Problemen oplossen met behulp van denk- en werkwijzen uit de informatica.

  Meningen en hun gevolgen tegen elkaar afwegen aan de hand van relevante criteria.

  Aandacht hebben voor gevoelens en behoeften van anderen en er gepast op reageren.

  Kansen zien en uit eigen beweging acties ondernemen.
• Nederlands

Wij bieden

Je contract kan uitgroeien tot meerdere uren doordat je stelselmatig wordt ingewerkt of watdat de nood is van ons groeiend bedrijf.

Uren deel in onderlinge overeenkomst, maar je werkt vnl wanneer je team werkt. Dit is met daguren. Thuiswerkt kan en soms wisselende dagen waarin een avond gepresteerd wordt, kan ook voorkomen maar is eerder beperkt.

Je krijgt een laptop en laptoptas van het werk.

Je kan zelf sporten bij ons net voor of na de uren, indien op daluren.

Je krijgt maaltijdcheques en fiets- en km-vergoeding

Bij verplaatsingen kan je onze gezamelijke IMPROVE-auto/fiets gebruiken.

Je komt in een jong, passievol team terecht.

Je kan bijleren over je eigen klachten, sport en beweging, voeding, ... doordat we als team een brede waaier van specialisaties hebben.

Groei met ons mee

Bedrijfsinformatie

Sollicitatieprocedure