Als HR & Admin Officer voor Brightnewday ben jij het eerste aanspreekpunt voor onze Bright Innovators en de motor achter onze dagelijkse gang van zaken.

Ben jij het aanspreekpunt waar iedereen op kan rekenen, van collega's tot klanten? Hou je van structuur, maar ben je ook mensgericht en communicatief sterk? Wil je mee de motor zijn achter een groeiend ingenieursbureau? Dan nodigen wij je uit om deel uit te maken van ons team.

Jouw rol als HR & Admin Officer

Als HR & Admin Officer ben jij de spil van onze dagelijkse gang van zaken. Je bent het eerste aanspreekpunt: voor onze Bright Innovators bij vragen over uren, vakantie, verloning of andere administratieve zaken, voor klanten bij facturatie, en voor iedereen die binnenwandelt of belt. Jij zorgt ervoor dat de administratie en de personeelsopvolging kloppen, tot in de details.

Concreet ben je verantwoordelijk voor:

• Eerste aanspreekpunt voor onze Bright Innovators bij vragen over algemene administratie en personeelszaken.
• Administratief beheer en opvolging van gepresteerde uren.
• Contact met het sociaal secretariaat voor vragen over lonen en contracten.
• Opstellen van arbeidscontracten voor nieuwe medewerkers en opvolging van de bijhorende personeelsdossiers.
• Onboarding van nieuwe medewerkers: hen wegwijs maken in het boeken van uren, vakantie-aanvragen en andere administratieve processen.
• Opmaken en opvolgen van facturatie naar klanten, inclusief opvolging van goedgekeurde uren.
• Algemeen onthaal: telefoon, mailbox, agendabeheer, bezoekers en dagelijkse gang van zaken op kantoor.
• Onboarding van nieuwe medewerkers: hen wegwijs maken in het boeken van uren, vakantie-aanvragen en andere administratieve processen.
• Praktische ondersteuning bij recruitment: het plaatsen van vacatures, het inplannen van gesprekken en de administratieve opvolging van kandidaten.
• Prakstische ondersteuning voor communicatie: social media posts plannen en mailingcampagnes opstellen.
• Ondersteunen tijdens bedrijfsevenementen.

Afhankelijk van jouw profiel en interesses kan deze rol verder groeien.

Wat we zoeken

• Ervaring in HR-administratie, personeelsadministratie of een gelijkaardige functie.
• Vlot met administratieve systemen en tools, en bereid om processen mee te verbeteren.
• Affiniteit met de technische sector. Je hoeft geen ingenieur te zijn, maar je begrijpt in grote lijnen wat onze Bright Innovators op de werkvloer doen.
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel telefonisch als schriftelijk, zowel in het Nederlands als in het Engels. Duits is geen vereiste, maar een leuke plus.
• Een georganiseerde en nauwkeurige aanpak, met oog voor detail.
• Een flexibele mindset. Geen twee dagen zijn hetzelfde in deze rol.