Functieomschrijving

Dare to join the action.

Samen constructief, dankzij jouw opbouwende kracht.

Werken bij Artes Group, da’s durven. Durven kiezen voor verantwoordelijkheid, durven grenzen aftasten en durven initiatiefnemen. We zijn een ambitieus team dat goed samenwerkt en niet bang is voor complexe projecten.

Locatie: Kruibeke

Jouw uitdagingen als management assistant:

• Onmisbare duizendpoot - Je bent een belangrijke schakel in de ondersteuning van de directie. Jij zorgt voor een vlotte administratieve opvolging, opmaak van (vertrouwelijke) documenten en verzorgt de professionele briefwisseling.
• Krachtige kandidatuurstellingen - Samen met de directeur Offertedienst ben je verantwoordelijk voor de opmaak van kandidatuurstellingen en aanbestedingsdossiers. Je geeft een aanzet voor de inhoudelijke nota’s en gaat proactief op zoek naar relevante en kwalitatief hoogstaande referenties die aansluiten bij de verwachtingen van de opdrachtgever. Daarnaast bewaak je de inhoudelijke nauwkeurigheid, consistentie en volledigheid van de dossiers.
• Organisatietalent in actie - Je neemt een actieve en coördinerende rol op in de organisatie van evenementen: van het beheren en opvolgen van de uitnodigingen tot het bewaken van de volledige praktische voorbereiding.

Wat breng jij mee?

• Je behaalde bij voorkeur een masterdiploma, of een bachelorsdiploma in Office Management of een gelijkaardige richting. Je brengt de nodige kennis en vaardigheden mee; ervaring in de bouwsector is een plus.
• De puntjes op de I zetten? Daar haal jij veel voldoening uit. Jij bent een doe-het-zelver en gaat steeds gestructureerd te werk.
• Integriteit, discretie en professionalisme, dat zit in jouw DNA.
• Gezien jouw grote passie voor administratie ben je een ware goochelaar met de courante MS-office pakketten.
• Je bent perfect Nederlandstalig. Daarnaast kan jij je goed behelpen in het Frans. 

Wat krijg jij terug?

• Jouw groei telt - bij Artes investeren we in jouw carrière via ons opleidingscentrum SMART, waar je met een mentor en op maat gemaakt opleidingstraject steeds blijft groeien.
• Werken bij een dynamische en gezonde onderneming in eigen regio.
• Jij verdient dit - we volgen het collectief bouwverlof in de winter en de zomer, waardoor jij geniet van 32 vakantiedagen. En dat aangevuld met een aantrekkelijke verloning inclusief de mogelijkheid tot een cafetariaplan.

Bovendien zeggen we ook geen nee tegen hier en daar een sportieve uitdaging of een gezellig feestje. De sfeer zit hier meer dan goed!

Overtuigd? Werken bij Artes is uitblinken op verschillende terreinen. Burgerlijke bouwkunde, waterbouw, petrochemie, technieken, prefab, gebouwen, staalbouw, projectontwikkeling en restauratie. Zo veel? Yes! Dat durven we gerust zeggen ;).

Vereisten

-

Must-have

• Master
• Bachelor Master

Nice-to-have

• Documenten archiveren en klasseren

  Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren

  Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren

  Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)

  Telefonische oproepen en bezoekers filteren

  Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren

  De leveringen controleren

  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren

  Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en...

  Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren

  Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken

  Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern

  Professionele informatie en reglementering bijwerken

  Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren

  Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen

  Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)

  Personeelsdossiers administratief opvolgen

  De activiteiten van een team coördineren
• Frans

  Nederlands

Wij bieden

-

Groei met ons mee

Bedrijfsinformatie

Sollicitatieprocedure