Functieomschrijving

Als administratief medewerker bij de TUD ben je verantwoordelijk voor een breed pakket aan administratieve taken die bijdragen aan het efficiënt functioneren van deze afdeling. Je ondersteunt bij dagelijkse administratieve taken en zorgt ervoor dat alle documentatie correct en tijdig wordt verwerkt zodat de werkploeg hun taken kunnen uitvoeren.

In deze job ligt de focus vooral op de opvolging van voorraden, bestellingen en offertes voor de technische dienst.

De taken kunnen bestaan uit:

• Je verwerkt de verschillende opdrachten die binnenkomen tot een werkbon, aan de hand van deze werkbon zullen deze opdrachten worden uitgevoerd door de werkploeg. Denk hier aan onderhoud van pleintjes, groenafval verwijderen, …
• Nadien verwerk je de werkbonnen die zijn uitgevoerd zodat alle taken kunnen worden opgevolgd in het systeem.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor burgers via balie, telefoon en e-mail waarbij je de vragen klantgericht behandelt.
• Bestellingen en offertes vragen en opvolgen volgens overheidsopdrachten. Je volgt dit op van de aanvraag tot de effectieve levering.
• Nazicht en opvolging facturen volgens bestelbon of offerte.
• Ondersteuning van de magazijniers op administratief vlak.
• Erop toezien dat het veiligheidsmateriaal van de werkmannen steeds voorradig is (schoenen, veiligheidsbrillen, …).
• Administratieve ondersteuning van de preventieadviseur.

Vereisten

• Je zorgt voor een duidelijke en correcte administratie en communicatie
• Je bent sterk in plannen en organiseren en behoudt het overzicht
• Je beschikt minstens over een diploma secundair onderwijs

Must-have

• Middelbare school (A2)
• Secundair onderwijs

Nice-to-have

• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren

  Tools voor de opvolging van de activiteiten uitwerken en actualiseren aan de hand van situatieoverzichten, tijdspaden, ...

  Dossiers voor het inschrijven op een aanbesteding samenstellen, indienen en opvolgen

  Documentatie zoeken, doorsturen of beheren

  Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Nederlands

Wij bieden

• Een boeiende functie met ruimte voor initiatief in een bruisende gemeente
• De tewerkstellingsplaats is in Lochristi. Omwille van de operationele werking van de technische uitvoerende dienst verwachten we voor deze functie een vroege opstart, doorgaans tussen 7u en 8u
• We bieden momenteel een voltijds contract van onbepaalde duur
• Er is ook een mogelijkheid om 80 of 90% in te stappen
• Uit deze procedure zal een wervingsreserve worden aangelegd
• Op basis van de ingezonden cv en motivatiebrief kan een preselectie gebeuren
• De verloning gebeurt op basis van de salarisschaal C1-C3, alle relevante werkervaring zal worden meegenomen
• Een voltijds bruto startloon bedraagt € 2.444,31, kan je bijvoorbeeld 12 jaar relevante anciënniteit voorleggen dan komt je voltijds bruto loon op € 3.210,97

Naast een stabiele tewerkstelling in een dynamische organisatie ontvang je ook tal van extralegale voordelen:

•  Maaltijdcheque van € 10 per gewerkte dag 
• Fietsvergoeding of tussenkomst openbaar vervoer  
• Afgesloten fietsenstalling met mogelijkheid tot opladen 
• Mogelijkheid tot fietslease 
• Ecocheques, vakantiegeld en eindejaarstoelage 
• Gratis hospitalisatieverzekering met gunstige aansluiting voor gezinsleden 
• Glijdend uurrooster, rekening houdend met de dienstgebonden afspraken en de noden van de functie
• Tweede pensioenpijler  
• Gunstige verlofregeling (tot 35 verlofdagen en 14 feestdagen) 
• Jaarlijkse sportdag en personeelsfeest 
• Pluspas voor kortingen op activiteiten en winkels
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en loopbaanbegeleiding

Groei met ons mee

Bedrijfsinformatie

Sollicitatieprocedure