Functieomschrijving

Bij Keolis, het grootste private mobiliteitsbedrijf van België, maak je elke dag het verschil. Voor onze passagiers, onze partners, onze mensen en onze planeet... Keolis verbindt!

Keolis, een belangrijke speler in mobiliteit op wereldschaal, beheert in België een vloot van meer dan 2.500 voertuigen en telt meer dan 3.000 medewerkers. Met een aanwezigheid via een veertigtal filialen verspreid over het hele Belgische grondgebied, draagt Keolis actief bij aan het vormgeven van de mobiliteit van morgen, in samenwerking met zijn partners.

Als wereldspeler actief in 13 landen en op 4 continenten, biedt Keolis diverse mobiliteitsoplossingen: bussen, touringcars en taxi’s in België, maar ook autonome metro’s en trams, deelfietsen, treinen en andere innovatieve alternatieven in de rest van de wereld. Onze toewijding aan nieuwe vormen van mobiliteit weerspiegelt onze actieve bijdrage aan de bescherming van de planeet.

Keolis Belgium zet zich volledig in voor deze visie door duurzame vervoersoplossingen te promoten voor een milieuvriendelijkere toekomst.

Als administratief medewerker ben je een onmisbare schakel in de dagelijkse werking van het filiaal. Je ondersteunt zowel de planning & dispatch als de algemene administratie en zorgt ervoor dat alles vlot en correct verloopt. Je bent hierbij verantwoordelijke in de ondersteuning van 2 filialen: Kortenberg & Groot Bijgaarden.

Vereisten

Jouw verantwoordelijkheden

1. Algemene ondersteuning & receptie

   • Je beantwoordt telefoons en ontvangt bezoekers

   • Je verwerkt post en interne communicatie

   • Je beheert vergaderzalen en kantoormaterialen

   • Je houdt het kasboek bij en ondersteunt de boekhouding

   • Je centraliseert operationele informatie voor interne en externe partners

2. Centrale administratie

   • Je controleert, verwerkt en klasseert dienstbladen en documenten

   • Je beheert facturatie en administratieve opvolging via interne systemen

   • Je verwerkt verzekeringsdossiers en voertuigadministratie

   • Je volgt tankverbruik en brandstofadministratie op

   • Je ondersteunt bij rittenadministratie en facturatie

3. Planning & dispatch

   • Je volgt ritten, kilometers en onregelmatigheden nauwkeurig op

   • Je maakt dienstbeschrijvingen en verwerkt ritorders

   • Je verwerkt meldingen, klachten en verloren voorwerpen

   • Je ondersteunt bij de planning van medische schiftingen en opleidingen

   • Je beheert gegevens van chauffeurs, zoals boetes en kledij

4. Kwaliteit & procedures

   • Je werkt volgens de geldende ISO-procedures (o.a. veiligheid en milieu)

   • Je zorgt voor een correcte en tijdige administratieve opvolging van dossiers

Must-have

Nice-to-have

• 2 jaar relevante ervaring,
• Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners

  Een boodschap noteren

  Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies

  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren

  Personen onthalen en hun vraag identificeren

  Telefonische oproepen aannemen

  Documenten coderen, klasseren en archiveren

  Administratieve dossiers samenstellen

Wij bieden

Wat hebben we te bieden in deze rol?

• Een uitdagende functie in een dynamische en innovatieve omgeving; 

• Een enthousiast en professioneel team; 

• De kans om een bijdrage te leveren aan een duurzamere toekomst; 

• Een aantrekkelijk salarispakket en interessante extralegale voordelen + onkostenvergoeding

• De mogelijkheid om je verder te ontwikkelen binnen een internationaal bedrijf; 

• Tewerkstelling: Kortenberg & Groot Bijgaarden;

• We zoeken in eerste instantie iemand om ons team 6 maanden te versterken, de kans bestaat echter dat dit een permanente opdracht wordt.

Groei met ons mee

Bedrijfsinformatie

Sollicitatieprocedure