Ga terug

Ga terug

De Universiteit Gent is een wereld op zich. 15.000 medewerkers zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten.

Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio.

Binnen deze functie neem je twee grote verantwoordelijkheidsdomeinen op:

1. Roostering (± 50%)

je stelt lessenroosters op met behulp van het roosterprogramma TimeEdit in overleg met onderwijsondersteunende diensten en houdt deze up-to-date doorheen het academiejaar
je verwerkt wijzigingen (bij afwezigheden, lokaalbeschikbaarheid of onvoorziene omstandigheden) en volgt deze nauwgezet op
je blijft op de hoogte van ontwikkelingen in de roostersoftware en volgt hiervoor opleidingen
je ondersteunt administratief de Academy for Lifelong Learning in Pharmacy (ALLpha)

2. Administratieve en logistieke ondersteuning (± 50%)

je bent het eerste aanspreekpunt voor technische en logistieke problemen in auditoria, zalen en facultaire gebouwen en volgt problemen actief op
je voert preventieve controles uit op audiovisuele en multimedia-apparatuur en begeleidt gebruikers
je bewaakt de goede staat, orde, netheid en veiligheid van infrastructuur en practicumruimtes
je bereidt vergaderzalen en facultaire meetings praktisch voor (incl. multimedia, catering en nazorg)
je ondersteunt het decanaat administratief en logistiek (communicatie, mailings, kopieerwerk, printers)
je coördineert en volgt herstellingen en interventies door interne en externe diensten op
je helpt bij de organisatie van facultaire evenementen (zoals infodagen, plechtige proclamatie, research day, kerstfeest, lezingen, etc.), occasioneel buiten de reguliere uren
je beheert voorraden, bestellingen, sleutels, lockers en informatiekanalen (valven en digitale schermen)
je neemt een rol op in veiligheid en preventie, inclusief opvolging van inspecties en incidenten (brand, EHBO)

Kennis en ervaring

je hebt ervaring met het roostersoftwarepakket TimeEdit, of je bent gemotiveerd om je dit snel eigen te maken
je hebt bij voorkeur kennis van UGent-platformen (zoals SharePoint, Ufora, OASIS)
ervaring binnen een Facultaire Dienst Onderwijsondersteuning is een pluspunt
je hebt een goede kennis van het Nederlands en Engels
je hebt affiniteit met IT, multimedia en MS Office (incl. Teams)
inzicht in de werking van UGent-diensten is een troef

Algemene vaardigheden

je organiseert een gevarieerd takenpakket efficiënt en neemt initiatief
je werkt nauwkeurig en behoudt overzicht, ook in complexe situaties
je bent flexibel en oplossingsgericht en combineert vlot verschillende soorten taken
je hebt een sterk verantwoordelijkheidsgevoel, bent betrokken en draagt actief bij aan het goed functioneren van de organisatie, je bent trots op je eigen inbreng hierin
je werkt teamgericht, sociaal en stelt je klantvriendelijk en assertief op
je bouwt constructieve samenwerkingen uit met diverse interne en externe stakeholders
je communiceert vlot en gepast, zowel mondeling als schriftelijk, en bouwt op een natuurlijke manier een collegiale samenwerking op met stakeholders uit centrale diensten en andere faculteiten
je bent bereid vroeg te starten (ten laatste 8.15 uur) en sporadisch buiten de diensturen te werken

Werken bij UGent betekent

een boeiende job bij een stabiele en maatschappelijk relevante werkgever
een aantrekkelijk en transparant salaris
een maandelijkse nettovergoeding
ecocheques
vakantiegeld en eindejaarstoelage
een aanvullend pensioenplan (voor contractuele medewerkers) of overheidspensioen (voor statutaire medewerkers)
een hospitalisatieverzekering (met de mogelijkheid om ook gezinsleden aan te sluiten)
36 dagen vakantieverlof (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week) aangevuld met jaarlijks vastgelegde brugdagen
terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
een ruim vormings- en opleidingsaanbod
...

Voor het volledige aanbod verwijzen we graag door naar het vacaturebericht op de jobsite van de UGent: www.ugent.be/jobs

Bedrijfsinformatie

Sollicitatieprocedure

UNIVERSITEIT GENT