Functieomschrijving

Hou jij van structuur, nauwkeurig werken en administratie die echt klopt?
Dan hebben wij misschien wel de job voor jou.

Bij Horeca Forma organiseren we opleidingen voor werknemers en werkgevers uit de horecasector. Achter elke opleiding zit een sterke administratie die ervoor zorgt dat alles vlot loopt. Daarom zoeken we een administratief medewerker die mee de ruggengraat van onze werking vormt.

Je komt terecht in een klein en betrokken team waar samenwerking, nauwkeurigheid en verantwoordelijkheid centraal staan.

Wat ga je doen?
Je combineert facturatie met administratieve opvolging van opleidingen.

FACTURATIE EN VOORBEREIDING BOEKHOUDING
Ongeveer 1 à 2 dagen per week werk je aan de financiële administratie. Je ondersteunt de financiële administratie en zorgt ervoor dat alle facturen correct en tijdig verwerkt worden.
• Je controleert inkomende facturen op juistheid en volledigheid
• Je maakt uitgaande facturen op volgens de interne procedures
• Je zorgt dat alle facturen correct voorbereid worden voor verwerking door de boekhouding
• Je volgt facturatieflows op en signaleert eventuele fouten of onduidelijkheden
• Je houdt overzicht over lopende facturen en administratieve dossiers
• Je werkt nauwkeurig en zorgt dat alle gegevens correct geregistreerd zijn in de systemen

ADMINISTRATIEVE OPVOLGING VAN OPLEIDINGEN
Je ondersteunt de praktische organisatie van opleidingen en zorgt dat alle administratie correct verwerkt wordt.
• Je verwerkt inschrijvingen voor opleidingen in het CRM-systeem (Coachview)
• Je registreert en actualiseert gegevens rond opleidingen (data, locaties, deelnemers…)
• Je maakt opleidingen aan in het systeem en past deze aan waar nodig
• Je annuleert of verplaatst opleidingen indien nodig en communiceert dit correct
• Je bewaakt de kwaliteit en correctheid van data in de systemen
• Je zorgt dat alle administratieve flows rond opleidingen correct verlopen

AANSPREEKPUNT VOOR VRAGEN
Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor praktische vragen rond opleidingen en administratie.
• Je beantwoordt inkomende vragen van cursisten, werkgevers, trainers en collega’s via mail en telefoon
• Je geeft duidelijke informatie over het opleidingsaanbod en de dienstverlening van Horeca Forma
• Je schat de prioriteit van vragen correct in en zorgt voor een gepaste opvolging
• Je verwijst door naar de juiste collega of dienst wanneer nodig
• Je behandelt klachten professioneel en zorgt dat betrokken collega’s geïnformeerd zijn
• Je signaleert terugkerende vragen zodat processen of communicatie verbeterd kunnen worden

VERWERKEN VAN ADMINISTRATIEVE GEGEVENS
Je zorgt dat informatie correct en overzichtelijk geregistreerd wordt.
• Je verzamelt en verwerkt administratieve gegevens volgens de interne procedures
• Je houdt databanken en documenten up-to-date (CRM, ERP, SharePoint, Excel…)
• Je controleert data op fouten en corrigeert deze waar nodig
• Je archiveert documenten digitaal en bewaart overzicht in dossiers
• Je gaat vertrouwelijk om met gevoelige informatie

Vereisten

Wie zoeken we?
We zoeken geen boekhouder, maar een sterke administratieve kracht die graag nauwkeurig werkt.
• Je hebt minstens 2 jaar ervaring in een administratieve functie
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd
• Je houdt ervan dat administratie correct en volledig is
• Je kan goed prioriteiten inschatten
• Je werkt zelfstandig maar ook graag in team
• Je communiceert vlot via mail en telefoon
• Je kan vlot werken met Office toepassingen en databanken

Must-have

Nice-to-have

• 2 jaar relevante ervaring,
• Documenten invoeren of digitaliseren (handgeschreven teksten, cheques, ...)

  Professionele dossiers (klantendossiers, vorderingen, ...) voorbereiden en opvolgen (bijwerken, afsluiten, ...)

  Gegevens voor de opvolging van de activiteit bijwerken (situatieoverzichten, resultatentabellen, ...)
• Handelen in overeenstemming met de waarden en normen van de organisatie.

  Doelgericht handelen.

  Algemeen aanvaarde normen volgen.

  Taken uitvoeren zonder ondersteuning of toezicht van anderen.

  Meningen en hun gevolgen tegen elkaar afwegen aan de hand van relevante criteria.

  Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.

  Doelen en prioriteiten bepalen en aangeven hoe ze te bereiken.

  Samenwerken om tot een gezamenlijk resultaat te komen.

  Aandacht hebben voor kwaliteit en fouten voorkomen.
• Nederlands

Wij bieden

Wat mag je van ons verwachten?
Je komt terecht in een organisatie met een sterke passie voor horeca en een duidelijke maatschappelijke impact.

Wij bieden:
• een voltijds contract van onbepaalde duur
• een afwisselende administratieve functie met 6 fijne collega’s
• laptop en internet thuis
• 2 thuiswerkdagen per week + vergoeding
• derdebetalersregeling voor de trein van en naar het werk
• groepsverzekering
• hospitalisatieverzekering (incl. ambulante zorgen en tandzorg)
• maaltijdcheques 10€/dag
• 12 ADV-dagen (40u/week)

In deze functie start je met 2 jaar ervaring aan €3197 bruto per maand.

Groei met ons mee

Bedrijfsinformatie

Sollicitatieprocedure