Functieomschrijving

Variatie troef in je takenpakket, aangezien je je bezighoudt met 1 of meerdere van deze domeinen nl.: - leerlingenadministratie - personeelsadministratie - financiële taken - materiële en logistieke taken De inhoud van de opdracht, de specifieke plek van tewerkstelling (de school(olen)), het werkregime en de regio worden tijdens het interview besproken en na de interviewronde – bij een positieve feedback – gecommuniceerd. Voor de leerlingenadministratie is dit een greep uit je taken: - beheren van de inschrijvingsdocumenten - bijhouden van de leerlingendossiers : adresveranderingen, keuzeformulieren in verband met godsdienst/zedenleer, ondertekening schoolreglement, ongevalsaangifte,… - opstellen van klassenlijsten (leerlingen per klas) - opmaken van getuigschriften en attesten voor de leerlingen Voor de personeelsadministratie rekenen we op jou voor volgende taken: - invullen van de juiste documenten en doorsturen naar het bevoegde werkstation bij personeelsverschuivingen - zorgen voor de elektronische communicatie van o.a.: ziekteverloven, vervangingen, verlofstelsels,… - invullen en/of versturen van documenten i.v.m. mutualiteit, RVA, VDAB, Ethias,… - aanmaken van een volledig indiensttredingsdossier - opvolgen van het personeelsdossier m.b.t. de administratieve loopbaan - nakijken van loonlijsten en indien nodig het werkstation contacteren Voor de financieel getinte taken rekent de directeur op je hulp voor het: - mee opmaken en opvolgen - in overleg met de directeur - van de begroting, verzorgen van de algemene boekhouding, verwerken van de facturen - opmaken van de rekeningen van alle uitgaven en ontvangsten en deze voorleggen aan je directeur - voorbereiden van de periodieke afsluitingen, overleggen met de directeur en tijdig doorsturen naar de financiële cel van de scholengroep - verwerken van het elektronisch kasboek - periodiek uitrekenen, factureren, innen, controleren van bijdragen van de leerlingen (eet- bus- en zwemgeld, uitstappen, specifieke acties, abonnementen,…) Ook voor materiële en logistieke zaken doet de directeur graag beroep op je hulp: - plaatsen van bestellingen voor: drank, maaltijden, klasmateriaal, tijdschriften, meubels,… - zoeken van mogelijke leveranciers, lanceren van prijsaanvragen en vergelijken van offertes - opmaken van de jaarlijkse inventaris - contacteren van herstellings-of onderhoudsdienst voor kopieermachine, verwarming, PC’s,…. Naast deze specifieke taken duik je als administratieve duizendpoot graag in deze meer algemene taken: - voorbereiden en correct en tijdig verzenden van opgevraagde bestanden door het departement onderwijs of door het GO! - ontvangen van externen - paraat staan aan de telefoon - verzorgen van de post, maken van kopieën, opmaken van brieven,… Zo, een heleboel taken, maar je bent dan ook van goud waard voor je directeur, de leerlingen en de collega’s!

Vereisten

Om je takenpakket goed uit te voeren, beschik je over volgende technische vaardigheden: - sterke PC skills, digitaal vaardig - elementaire boekhoudkundige kennis (indien het financiële luik tot je takenpakket behoort) - relevante onderwijswetgeving kunnen raadplegen - diploma van minstens HSO Om uit te blinken in je job en goed te passen in onze schoolcultuur: - werk je graag samen met anderen - ben je zeer klantgericht - druk je je verbaal en schriftelijk goed uit - ben je een organisatietalent, je werkt efficiënt en precies en haalt je deadlines - werk je graag met cijfers - ga je discreet om met gevoelige informatie - ben je een betrouwbare partner voor collega’s, leerlingen en directeur, iemand op wie je kan rekenen - blijf je jezelf graag voortdurend ontwikkelen en blijf je bv. graag op de hoogte van de evoluties in je job door o.a. opleiding te volgen of je te laten inspireren door collega’s

Must-have

• Middelbare school (A2)
• Professionele bachelor Algemeen secundair onderwijs (ASO)

Nice-to-have

• 2 jaar relevante ervaring,
• Personen onthalen en hun vraag identificeren

  Kopieerwerk verrichten

  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners

  Bestellingen plaatsen

  Administratieve dossiers samenstellen

  Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren

  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren

  Documenten coderen, klasseren en archiveren

  De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen

  Telefonische oproepen aannemen

  Een boodschap noteren

  Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Algemeen aanvaarde normen volgen.

  Doelen en prioriteiten bepalen en aangeven hoe ze te bereiken.

  Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.

  Taken uitvoeren zonder ondersteuning of toezicht van anderen.

  Rekening houden met de wensen en behoeften van klanten en hiernaar handelen.

  Kansen zien en uit eigen beweging acties ondernemen.

  Doelgericht handelen.

  Samenwerken om tot een gezamenlijk resultaat te komen.

  Gedrag of werkwijze gemakkelijk aanpassen aan veranderende situaties en verschillende personen.

  Aandacht hebben voor kwaliteit en fouten voorkomen.
• Nederlands

Wij bieden

Via het gevarieerde takenpakket kom je in contact met tal van personen, jouw ‘klanten’ zoals de leerlingen, de ouders van leerlingen, de leerkrachten en andere medewerkers van de school, je directeur,…. Je zal je geen dag vervelen. Het betreft in eerste instantie tijdelijke opdrachten met indiensttreding vanaf 1/9/2025 tot het einde van het schooljaar 30/6/2025 of voor sommige opdrachten tot 24/10/2025. Afhankelijk van een aantal factoren kan dit eventueel uitmonden in een verlenging van de opdracht of op termijn een vast karakter aannemen. Hierover bestaat weliswaar geen garantie. Dit wordt jaarlijks bekeken. Er zijn deeltijdse en voltijdse opdrachten mogelijk en dit in verschillende regio’s nl. Leuven,Herent en Tienen. Wat betreft de vakantieregeling volg je de schoolvakanties waarbij je 12 dagen presteert in de vakantieperiode verspreid over alle schoolvakanties, waarvan maximaal 10 tijdens de zomervakantie. Deze aantallen gelden voor voltijdse opdrachten. Voor deeltijdse opdrachten worden deze verhoudingsgewijs aangepast. Op basis van je bekwaamheidsbewijs op ASO niveau kom je terecht in de salarisschaal 202.

Groei met ons mee

Bedrijfsinformatie

Sollicitatieprocedure