Functieomschrijving

Als administratief medewerker telefonisch onthaal ben je het eerste aanspreekpunt voor burgers en partners. Je beantwoordt inkomende oproepen op een vriendelijke en professionele manier, luistert actief naar de vraag en zorgt voor een correcte doorverwijzing of afhandeling. Je registreert de nodige informatie nauwkeurig en biedt duidelijke en klantgerichte informatie aan. Dankzij je communicatieve vaardigheden en stressbestendigheid draag je bij aan een efficiënt en toegankelijk onthaal van Zone 1.

Daarnaast combineer je deze onthaalfunctie met een brede administratieve ondersteuning. Je staat mee in voor de administratieve opvolging van dossiers, verwerkt gegevens in de systemen en houdt bestanden up-to-date. Je ondersteunt de werking van de dienst door het behandelen van mails en briefwisseling, het voorbereiden van dossiers en projecten. Op die manier draag je bij aan een vlotte interne werking en een correcte dienstverlening naar zowel interne als externe partners.

Zone 1 zoekt dus een medewerker voor het telefonisch onthaal en administratieve ondersteuning:

• Een tijdelijke aanstelling voor een periode van 1 jaar, verlengbaar tot maximaal 2 jaar
• Een halftijds contract (19u) – voormiddag.
• Plaats van tewerkstelling: Post Oostende – Velodroomstraat 13, 8400 Oostende.
• Uren: stamtijden (9u-12) – andere uren kunnen in de voormiddag glijdend ingevuld worden.

• Beantwoorden van inkomende telefoongesprekken op een professionele en klantgerichte manier.
• Actief luisteren naar vragen van bellers en verstrekken van correcte informatie of een passende oplossing.
• Doorschakelen van oproepen naar de juiste dienst of zorgen voor een duidelijke en correcte boodschapoverdracht.
• Registreren van oproepen en nauwkeurige verwerking van gegevens in de systemen.
• Up-to-date houden van telefoonlijsten en contactgegevens.
• Behandelen en opvolgen van aanvragen via het e-loket.

• Het verlenen van administratieve assistentie en het verrichten van allerlei administratie – ondersteunende werkzaamheden (bv. opstellen van rapporten, opmaken van begeleidende brieven, …)
• Meewerken aan de voorbereiding, organisatie en opvolging van vergaderingen.
• Datapreparatie en controle: zorgen dat gegevens beschikbaar zijn en correct met het oog op maandelijkse rapportering en kwartaalrapportage.

Vereisten

Wie zoeken wij?        

• Je bent klantgericht en communicatief sterk.
• Jij bent een echte luisteraar: je denkt actief mee, vraagt door en zoekt doelgericht naar oplossingen
• Je communiceert helder, vlot en professioneel met collega’s én externe contacten
• Digitale tools zoals Outlook, Office 365 en SharePoint hebben voor jou geen geheimen
• Een basis IT-kennis heb je op zak; ervaring met een helpdesk is mooi meegenomen
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd, met oog voor detail
• Ook tijdens drukke momenten behoud je het overzicht en stel je de juiste prioriteiten
• Je neemt initiatief, werkt zelfstandig en houdt je werk goed georganiseerd
• Je gaat discreet en betrouwbaar om met vertrouwelijke informatie

Must-have

• Middelbare school (A2)
• Secundair onderwijs

Nice-to-have

• Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats

  Een boodschap noteren

  Telefonische oproepen aannemen

  Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen, ... van documenten

  Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren

  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners

  Personen onthalen en hun vraag identificeren

  Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefon...
• Nederlands

Wij bieden

Ons aanbod

• Je wordt aangeworven met een halftijds contract (19u) van bepaalde duur (1 jaar).
• Een basisloon tussen 1.222 euro en 2.236 euro BRUTO geïndexeerd (met maximale anciënniteit)
• Extralegale voordelen zoals
  • Maaltijdcheques,
  • Fietsvergoeding
  • Gratis openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer
  • Jaarlijks minstens 15 vakantiedagen
  • 14 betaalde feestdagen
  • Eindejaarstoelage
  • Tweede pensioenpijler

Groei met ons mee

Bedrijfsinformatie

Sollicitatieprocedure