Functieomschrijving

Kerntaken ➔ De administratief medewerker heeft als doel om optimaal te informeren en door te verwijzen. Als administratieve duizendpoot schakel je snel tussen verschillende verantwoordelijkheden en zorg je voor een optimale dienstverlening. Je bent klantgericht en zelfstandig in het bepalen van prioriteiten. Dit omvat de volgende taken: Beheren van inschrijvingen voor activiteiten en evenementen Vriendelijk onthaal van bezoekers en inwoners Algemene adviesverlening en informatieverstrekking over het aanbod van het dienstencentrum Telefonisch en digitaal contact met cliënten, inclusief het coördineren van Mobitwin en Handicar-ritten door aanvragen te verwerken, in te plannen en af te stemmen met vrijwilligers. Afspraken inplannen met deskundigen Doelgroepen te woord staan en hen de juiste informatie verschaffen Ter beschikking stellen van gedrukte informatiekanalen zoals brochures en formulieren ➔ De administratief medewerker werkt actief mee aan de uitbouw van een centrum dat voldoet aan de noden van de bezoekers. Je schakelt snel tussen verschillende administratieve en organisatorische taken en werkt professioneel en klantgericht. Dit omvat volgende taken: Beheer van bestelbonnen en controle van facturen Kwaliteitsvolle en professionele interactie met bezoekers en cliënten Opmaken en onderhouden van een documentatiesysteem Meewerken aan de organisatie en werking van het lokaal dienstencentrum in lijn met de doelstellingen en visie Correct afhandelen van kassaverrichtingen Dagelijkse administratieve ondersteuning bieden ➔ De administratief medewerker speelt een centrale rol in de ondersteuning en begeleiding van vrijwilligers. Je staat flexibel klaar om hen te woord te staan, te helpen en hun inzet in goede banen te leiden. Dit omvat volgende taken: Vrijwilligers te woord staan, begeleiden en ondersteunen Fungeren als aanspreekpunt voor vragen of problemen van vrijwilligers Informeren van vrijwilligers over hun taken en het dienstencentrum Bevorderen van een positieve en samenwerkende sfeer binnen het team van vrijwilligers ➔ De administratief medewerker biedt vakkundige administratieve ondersteuning en schakelt flexibel tussen diverse administratieve verantwoordelijkheden. Je bepaalt zelfstandig prioriteiten en zorgt voor een correcte uitvoering. Dit omvat volgende taken: Opstarten, toepassen en opvolgen van administratieve procedures Verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren van documenten Uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende Opmaken van verslagen, nota’s en ontwerpbeslissingen Schrijven van uitgaande brieven en e-mails Voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door informatie en materiaal te verzamelen - Verwerken van inkomende en uitgaande post ➔ De administratief medewerker draagt bij aan een open en efficiënte interne communicatie en schakelt snel tussen verschillende medewerkers en diensten. Je signaleert knelpunten en werkt actief mee aan verbeteringen. Dit omvat volgende taken: Meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de dienst Afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen Signaleren aan vastgestelde noden, behoeften en tekorten Actief deelnemen aan intern overleg

Vereisten

Must-have

• Middelbare school (A2)
• ASO 3de graad: Studiegebied Algemeen secundair onderwijs

Nice-to-have

• Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren

  De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen

  Bestellingen plaatsen

  Een organisatie boekhoudkundig en administratief beheren

  E-mails behandelen

  Professionele dossiers, verslagen van vergaderingen, ... coderen en archiveren

  Documenten invoeren en de lay-out verzorgen

  Professionele dossiers (klantendossiers, vorderingen, ...) voorbereiden en opvolgen (bijwerken, afsluiten, ...)

  Gegevens voor de opvolging van de activiteit bijwerken (situatieoverzichten, resultatentabellen, ...)

  Documenten doorsturen en klasseren
• Rekening houden met de wensen en behoeften van klanten en hiernaar handelen.

  Efficiënt blijven functioneren onder sterke druk, in moeilijke situaties of bij tegenslag.

  Doelen en prioriteiten bepalen en aangeven hoe ze te bereiken.

  Handelen in overeenstemming met de waarden en normen van de organisatie.

  Aandacht hebben voor gevoelens en behoeften van anderen en er gepast op reageren.

  Algemeen aanvaarde normen volgen.

  Gedrag of werkwijze gemakkelijk aanpassen aan veranderende situaties en verschillende personen.

  Kansen zien en uit eigen beweging acties ondernemen.

  Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.

  Aandacht hebben voor kwaliteit en fouten voorkomen.

  Meningen en hun gevolgen tegen elkaar afwegen aan de hand van relevante criteria.

  Ontwikkelen van nieuwe producten, diensten, processen en structuren.

  Omgaan met mensen met een verschillende achtergrond.

  Taken uitvoeren zonder ondersteuning of toezicht van anderen.

  Problemen oplossen met behulp van denk- en werkwijzen uit de informatica.

  Samenwerken om tot een gezamenlijk resultaat te komen.
• Nederlands

Wij bieden

goede werk-privébalans extralegale voordelen (maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, eco-vergoeding) fijne collega's en een werkplek dicht bij huis levenslang leren een stabiele en betrouwbare werkgever tijdelijk contract met kans op verlenging

Groei met ons mee

Bedrijfsinformatie

Sollicitatieprocedure