Dienstverantwoordelijke magazijn en goederenlogistiek

Voor ons ziekenhuis met 406 erkende bedden in het hartje van Vilvoorde zijn wij op zoek naar een Dientverantwoordelijke magazijn en goederenlogistiek.

In deze sleutelrol ben je verantwoordelijk voor het beheer, de organisatie en de verdere professionalisering van de volledige goederenstroom binnen het huidige ziekenhuis, AZ Jan Portaels, alsook voor ons nieuwbouw ziekenhuis dat opent in 2027.

Je zorgt ervoor dat medische en niet-medische goederen tijdig, correct en kostenefficiënt beschikbaar zijn voor alle diensten. Daarbij combineer je operationele leiding, procesoptimalisatie en teamontwikkeling met een sterke focus op kwaliteit, patiëntveiligheid en klantgerichtheid.

Je functie bestaat uit vijf pijlers en ziet er als volgt uit:

Magazijn- en voorraadbeheer

• Organiseren en aansturen van het centrale magazijn en de interne distributie.
• Beheren en optimaliseren van voorraadniveaus, bestelpuntbeheer en voorraadrotatie. Hierover sta je in contact met de o.a. aankoopdienst.
• Bespreken van o.a. lopende bestellingen, nieuwe materialen en afwijkingen in bestellingen met leveranciers maar ook met de diensten binnen ons ziekenhuis.
• Toezien op correcte ontvangst, opslag en distributie van goederen (met uitzondering van medicatie en voedingsmiddelen).
• Beperken van voorraadverschillen, vervallen producten en verspilling.
• Inschatten van de gevolgen van problemen m.b.t. bestellingen, je bespreekt dit met de aankoopdienst en stelt gepaste acties voor.
• Opvolgen van KPI's rond voorraadbeheer, voorraadniveaus, leverbetrouwbaarheid en servicegraad.
• Jaarlijks opmaken van de inventaris en bespreken van afwijkingen met de aankoopdienst en de hiërarchisch verantwoordelijke.
• Voorbereiden van het centrale magazijn en de interne distributie op de verhuis én nieuwe werking in de nieuwbouw.

Goederenlogistiek

• Coördineren van de logistieke processen van ontvangst tot levering aan de interne afdelingen.
• Coördineren van de logistieke processen van ontvangst tot levering aan verschillende satellietposten, WZC’s en huisartsen in de regio.
• Optimaliseren van interne bevoorradingsprocessen, zeker met het oog op de nieuwbouw.
• Samenwerken met aankoopdienst (nauwe samenwerking), apotheek, sterilisatie, labo, verpleegafdelingen en facilitaire diensten.
• Beheren van logistieke noodscenario's en continuïteitsplannen.

Leidinggeven

• Aansturen, coachen en ontwikkelen van een team van magazijnmedewerkers en logistieke medewerkers.
• Opstellen van werkplanningen en taakverdelingen met ondersteuning van de adjunct leidinggevende.
• Bevorderen van een cultuur van samenwerking, veiligheid en continue verbetering.
• Nu en in het kader van ons nieuwbouw ziekenhuis, het team begeleiden in kader van veranderings- en verbetertrajecten.

Kwaliteit en procesverbetering

• Implementeren van efficiënte logistieke processen volgens Lean-principes.
• Toezien op naleving van kwaliteits-, veiligheids- en hygiënevoorschriften.
• Initiëren van verbeterprojecten rond digitalisering, automatisering en voorraadbeheer.
• Voorbereiden en ondersteunen van audits en accreditaties.
• Als ondersteunende dienst het zorgdepartement maximaal bijstaan.

Budget en rapportering

• Opvolgen van logistieke kosten en bijdragen aan budgetbeheer.
• Opstellen van managementrapportages en prestatie-indicatoren.
• Formuleren van verbetervoorstellen op basis van analyses en operationele resultaten.