Als administratief medewerker van de afdeling boekhouding en administratie sta je samen met je collega’s en onder leiding van je verantwoordelijke, in voor een heel divers takenpakket:

• Het zorgvuldig en correct afhandelen van de administratie in onze onderneming waaronder bijvoorbeeld:

• het opvolgen van de algemene agenda van de organisatie
  Je volgt de algemene agenda van de organisatie mee op. Je plant hierbij vergaderingen en overlegmomenten, beheert de beschikbaarheid van de vergaderzalen en zorgt voor een correcte opvolging van afspraken via Outlook, in afstemming met collega’s en leidinggevenden,

• het schrijven en beantwoorden van mails en briefwisseling in naam van de organisatie,

• instaan voor duidelijke en correcte verslaggeving en rapportering, je zorgt voor een zorgvuldig en toegankelijk documentenbeheer,

• instaan voor het verzamelen en structureren van agendapunten en verzorging van de verslaggeving van overlegmomenten,

• opvolging van verzekerings- en schadegevallen, je signaleert verzekerings- en schadegevallen aan de Dienst Verzekeringen van Stad Sint-Niklaas en staat mee in voor de administratieve opvolging ervan.

• je vervult een rol in het centraal aankoopbeleid en voorraadbeheer van de organisatie. Je plaatst bestellingen en volgt ze op.

• je zorgt voor een correcte, gestructureerde en tijdige uitvoering en opvolging van uiteenlopende administratieve taken, met oog voor detail, overzicht, continuïteit en discretie.

• je waakt over de administratieve verplichtingen van de VZW en zorgt dat alle formaliteiten correct en tijdig worden opgevolgd volgens de geldende regelgeving, zoals statutenwijzigingen, het UBO-register en het ledenregister.

Je neemt je rol op in het algemeen boekhoudkundig proces in de onderneming wat betekent dat je samen met je team onder meer instaat voor:

• het opmaken en beheren van in- en uitgaande facturen via Exact Online en/of Zenvoices of gelijkaardige softwarepakketten

• het controleren van inkomende betalingen,

• het inboeken van boekhoudkundige verrichtingen